Юридический Дом «Юстицинформ» — лауреат Высшей юридической премии «Фемида» М. Ю. Рогожин Рогожин Михаил Юрьевич Автор более 100 книг, посвященных проблематике правового, документационного и кадрового обеспечения деятельности компании. <...> СПРАВОЧНИК по делопроизводству ♦ Корпоративная система управления документами ♦ Организация службы (отдела, группы) ДОУ ♦ Технология управления документированной информацией ♦ Новые нормативные акты по делопроизводству: примеры и комментарии ISBN 978-5-7205-1072-5 ЮСТИЦИНФОРМ 111024, г. Москва, ул. <...> Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, специалистам секретариатов, служб (отделов) делопроизводства (ДОУ), а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации». <...> УДК 65 ББК 65.050.2 ISBN 978-5-7205-1072-5 © ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2011 РАЗДЕЛ 1 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении) Глава 1 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ КАК НЕОТЪЕМЛЕМАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-20071 . <...> Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении) управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). <...> ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, решаемые предприятием (организацией, учреждением) на основе документированной информации Осуществление деловой и управленческой деятельности в соответствии с принципами упорядоченности, эффективности и подотчетности Повышение эффективности деловой и управленческой деятельности Соблюдение требований законодательства и регулирующей среды* Обеспечение и документирование принятия управленческих решений Обеспечение деловой и управленческой <...>
Справочник_по_делопроизводству_3-е_изд.,_перераб._и_доп._(1).pdf
Серия «Деловая библиотека»
М. Ю. Рогожин
СПРАВОЧНИК
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Издание третье,
переработанное и дополненное
Москва
ЮСТИЦИНФОРМ
2011
Стр.1
УДК 65
ББК 65.050.2
Р59
Рогожин, М. Ю.
Р59
Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — 3-е изд., перераб.
и доп. — М. : Юстицинформ, 2011. — 256 с. — (Серия «Деловая
библиотека»).
ISBN 978-5-7205-1072-5.
С помощью этой книги каждое предприятие (организация, учреждение)
в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать
эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией
и документирования повседневной деятельности рассматриваются
в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007,
нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и
с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций
ВНИИДАД.
Содержание излагается доступным языком, комплексно, с опорой
на актуальную практику делопроизводства. Книга адресована руководителям
предприятий (организаций, учреждений), их заместителям,
специалистам секретариатов, служб (отделов) делопроизводства (ДОУ),
а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное
обеспечение управления» и «Менеджмент организации».
УДК 65
ББК 65.050.2
ISBN 978-5-7205-1072-5
© ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2011
Стр.2
Содержание
Раздел 1
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства на предприятии
(в организации, учреждении) ...................................................................... 3
Глава 1
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ КАК НЕОТЪЕМЛЕМАЯ
СОСТАВЛЯЮЩАЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ......................................... 3
Глава 2
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ .......... 6
2.1. Надежность..............................................................................................6
2.2. Целостность .............................................................................................7
2.3. Соответствие (управляемость)................................................................7
2.4. Комплексность ........................................................................................7
2.5. Системность ............................................................................................8
Глава 3
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ...................................... 9
3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления
документами ....................................................................................9
3.2. Документирование операций ...............................................................10
3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов
их защиты .............................................................................................10
3.4. Организация распределенного управления системой .........................11
3.5. Организация обработки документированной информации ...............11
Глава 4
МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ....................................................... 13
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ........................... 16
5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему .............16
5.2. Определение сроков хранения документов .........................................17
5.3. Включение документов в систему ........................................................18
250
Стр.250
Содержание
5.4. Регистрация документов в системе ......................................................18
5.5. Классификация документов .................................................................21
5.6. Обработка документов ..........................................................................22
5.7. Организация доступа к документам .....................................................22
5.8. Организация контроля за функционированием системы ...................23
5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или
уничтожение .........................................................................................24
5.10. Документирование процессов управления документами..................25
Раздел 2
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ............................ 27
Глава 1
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) ПРЕДПРИЯТИЯ, ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ,
ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА И СОСТАВ ....................................................... 27
Глава 2
ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ,
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ
СЛУЖБЫ ДОУ ...................................................................................... 36
2.1. Штатное расписание предприятия.......................................................36
2.2. Положение о службе ДОУ.....................................................................36
2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы)
в составе службы ДОУ ..........................................................................39
2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления .........40
2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим
деятельности службы ДОУ ...................................................................41
2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ ...................................41
2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ .......................43
2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ ..........................46
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ .................... 48
3.1. Требования к помещениям службы ДОУ .............................................48
3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы ДОУ ...54
3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ ......60
251
Стр.251
Содержание
РАЗДЕЛ 3
ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ:
ОТ РЕГИСТРАЦИИ ДО ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ..................................... 61
Глава1
ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ......61
Глава 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТОВ ТАБЕЛЯ ФОРМ
ДОКУМЕНТОВ И АЛЬБОМА ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ........................ 74
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА .......................................... 81
3.1. Организация работы с входящими документами ................................81
3.2. Организация работы с исходящими документами ..............................89
3.3. Организация работы с внутренними документами .............................92
Глава 4
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ........ 99
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ...................................106
5.1. Формирование дел, законченных делопроизводством .........................106
5.2. Оформление дел, законченных делопроизводством .........................110
5.3. Порядок обращения с документами, состоящими на текущем
(оперативном) хранении ....................................................................114
5.4. Подготовка документов к передаче в архив .......................................123
5.5. Экспертиза ценности документов ......................................................125
5.6. Передача и прием документов на хранение в архив ..........................132
5.7. Порядок обращения с документами, состоящими на хранении в
архиве ..................................................................................................133
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................152
Приложение 1. Делопроизводство. Термины и определения ...................152
Приложение 2. Положение об Управлении документационного обеспечения
Аппарата Правительства Московской области ..................154
Приложение 3. Положение об архиве, функционирующем на правах
подразделения службы ДОУ (делопроизводства) предприятия .......166
252
Стр.252
Содержание
Приложение 4. Инструкция по документационному обеспечению
управления ..........................................................................................169
Приложение 5. Правила электронного документооборота
в информационной системе Федерального казначейства ................185
Приложение 6. Извлечение из укрупненных нормативов времени
на работы по ДОУ предприятия ........................................................209
Приложение 7. ............................................................................................213
А. Примерная структура должностной инструкции ........................213
Б. Пример оформления титульного и заключительного листа
должностной инструкции .................................................................215
В. Квалификационные характеристики
должностей работников службы ДОУ (делопроизводства) ..............215
Приложение 8. Специальные правила пожарной безопасности государственных
и муниципальных архивов Российской Федерации ...222
Приложение 9. Положение об экспертной комиссии (ЭК) предприятия
(организации, учреждения) .........................................................241
Приложение 10. ..........................................................................................245
А. Примерный перечень законодательных актов и нормативнометодических
документов, регулирующих сферу информации
и документации, документационного обеспечения управления,
управления документами и архивного дела .....................................245
Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, разрабатываемых
предприятием по вопросам документационного
обеспечения управления (делопроизводства) ..................................248
Стр.253