Конспект лекций по учебной дисциплине «Электронные системы документооборота» (190,00 руб.)

Стр.3

Стр.4

Стр.5

Стр.6

Стр.7

УДК 651.5+004.4 Хасаншин И.А. Электронные системы документооборота. Конспект лекций.– Самара.:ГОУВПО ПГУТИ, 2011–224 Конспект лекций по дисциплине "Электронные системы документооборота" посвящен формированию необходимых знаний для решения задач, связанных с переходом к безбумажной технологии управления путем использования средств автоматизации процессов, составления и ввода электронных документов (ЭД), их обработки, хранения, поиска и передачи, а также процессов планирования документооборота и бизнес-процессов, контроля исполнения, анализа и совершенствования. Доступность и краткость изложения позволяют быстро и легко получить основные знания по предмету, подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен. Предназначен для студентов и слушателей очной и заочной форм обучения по специальности 220601– «Управление инновациями». Рецензент: Токарев Ю.А.– к.э.н., доц. кафедры Статистики ГОУВПО СГЭУ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»  Хасаншин И.А., 2011

Стр.3

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИЯ 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 11 1.1 Понятие документооборот ............................... 11 1.2 Современные средства копирования и размножения документов 13 Вопросы для самоконтроля .................................... 16 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 16 ЛЕКЦИЯ 2 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 18 2.1 Бланки документов ........................................... 18 2.2 Понятие делопроизводства .............................. 18 Вопросы для самоконтроля .................................... 23 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 23 ЛЕКЦИЯ 3 НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 25 Вопросы для самоконтроля .................................... 29 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 29 ЛЕКЦИЯ 4 ВЕДОМСТВЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 31 4.1 Работа с документами ....................................... 31 4.2 Особенности ведомственного делопроизводства 32 Вопросы для самоконтроля .................................... 36 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 37 ЛЕКЦИЯ 5 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 38 5.1 Работа с документами ....................................... 38 5.2 Права и ответственность службы ДОУ .......... 40 Вопросы для самоконтроля .................................... 42 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 42 ЛЕКЦИЯ 6 РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ХОДА ИСПОЛНЕНИЯ 44 6.1 Порядок регистрации ........................................ 44 6.2 Проверка хода исполнения ............................... 48 Вопросы для самоконтроля .................................... 49 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 49 ЛЕКЦИЯ 7 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ .................... 51 7.1 Формирование дел ............................................ 57 7.2 Оформление дел ................................................ 59 7.3 Оперативное хранение дел ............................... 62 Вопросы для самоконтроля .................................... 62 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 62 ЛЕКЦИЯ 8 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ФУНКЦИИ 64 8.1 Понятие электронного документа ................... 64 8.2 Преимущества и недостатки электронного документа 65 8.3 Электронная почта ............................................ 66 8.4 Автоматизация составления документов ........ 66 Вопросы для самоконтроля .................................... 67 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 67 ЛЕКЦИЯ 9 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ........................................................ 69

Стр.4

9.1 Информационные системы. Основные понятия69 9.2 Типология информационных систем .............. 70 9.3 Информационные процессы и информационные технологии 72 9.4 Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности ................................ 73 Вопросы для самоконтроля .................................... 74 Вопросы для самостоятельного изучения ............ 74 ЛЕКЦИЯ 10 ТИПОЛОГИЯ УНИВЕРСАЛЬНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ........................................................ 75 Вопросы для самоконтроля .................................... 79 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 79 ЛЕКЦИЯ 11 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ УНИВЕРСАЛЬНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 81 11.1 Текстовые процессоры ................................... 81 11.2 Табличные процессоры .................................. 81 11.3 Графические редакторы .................................. 82 11.4 Технологии, обеспечивающие безопасность документов 85 Вопросы для самоконтроля .................................... 85 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 85 ЛЕКЦИЯ 12 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БД ........... 87 12.1 Фактографические базы данных .................... 88 12.2 Однотабличные БД ......................................... 90 12.3 Документальные базы данных ....................... 90 12.4 Средства просмотра Web-документов .......... 96 Вопросы для самоконтроля .................................... 96 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 97 ЛЕКЦИЯ 13 КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К ВНЕДРЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ВО ВСЕ СФЕРЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 98 13.1 Актуальность комплексного подхода к автоматизации документационного обеспечения управления ......................................... 98 13.2 Примерная типология систем автоматизации электронного документооборота и документационного обеспечения управления 99 Вопросы для самоконтроля .................................. 100 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 100 ЛЕКЦИЯ 14 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ВЫБОРА................................................................. 102 14.1 Классификация систем ................................. 102 14.2 Краткое описание систем по назначению .. 104 14.3 Рекомендации по выбору системы ............. 105 14.4 Критерии выбора ........................................... 106 Вопросы для самоконтроля .................................. 108 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 108 ЛЕКЦИЯ 15 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ...................................................... 109

Стр.5

15.1 Выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ. 15.2 Способы выбора автоматизированной системы ДОУ. 110 Вопросы для самоконтроля .................................. 117 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 117 ЛЕКЦИЯ 16 ECM: ИНФОРМАЦИЯ И ПРОЦЕССЫ 119 Вопросы для самоконтроля .................................. 125 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 125 ЛЕКЦИЯ 17 ERP НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ 127 17.1 BAAN, BAAN IV ........................................... 130 17.2 SAP, R/3 .......................................................... 131 17.3 Oracle, Oracle Application .............................. 132 17.4 Оценка систем по времени и стоимости внедрения 133 17.5 Управление бизнес-процессами предприятия134 17.6 Подготовка проекта....................................... 135 17.7 Концептуальное проектирование ................ 135 17.8 Реализация и заключительная подготовка . 135 Вопросы для самоконтроля .................................. 136 Вопросы для самостоятельного изучения .......... 136 ЛЕКЦИЯ 18 ОРГАНИЗАЦИЯ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ СИСТЕМАМИ ....................................... 137 18.1 Решение DIRECTUM .................................... 137 18.2 Варианты обмена документами ................... 138 18.3 Обмен документами в рамках одного холдинга 138 18.4 Обмен документами между организациями партнерами 18.5 Обмен документами между службами делопроизводства 140 141 18.6 Другие решения по обмену документами .. 142 Вопросы для самоконтроля .................................. 142 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 143 ЛЕКЦИЯ 19 ПРЕИМУЩЕСТВА СРЕДСТВ DIRECTUM 144 19.1 Преимущества средств DIRECTUM для обмена электронными документами между системами ........................... 144 19.2 Технология быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID 144 Вопросы для самоконтроля .................................. 146 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 147 ЛЕКЦИЯ 20 СОЗДАНИЕ МАСШТАБИРУЕМОГО ЕДИНОГО АРХИВА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ DIRECTUM STORAGE SERVICES .............................................................. 148 20.1 Подходы DIRECTUM к организации хранилищ 148 20.2 Типовые схемы организации единого архива148 20.3 Политики миграции документов в DIRECTUM Storage Services 151 20.4 Преимущества DIRECTUM Storage Services152 Вопросы для самоконтроля .................................. 152 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 152 ЛЕКЦИЯ 21 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СО ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ ................................................................................. 154 109

Стр.6

21.1 этапы обработки входящих документов ..... 154 21.2 Описание типовых маршрутов .................... 156 Вопросы для самоконтроля .................................. 158 Тестовые задания для самостоятельного выполнения 158 ГЛОССАРИЙ ......................................................... 159 Список литературы по дисциплине ..................... 162

Стр.7