СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 79858, 79896
«Пресса России» – 88252, 88253
Бренд-менеджер – Екатерина Финогенова
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2249
efinogenova@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
СЛУЖБА КЛИЕНТСКОЙ ПОДДЕРЖКИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-22
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
июль 2015
№ 7
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 23.06.2015. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная. Тираж 2000 экз.
Усл. печ. л. 4,2. Изд. № 7148. Заказ № К-3678.
Дата выхода в свет 13.07.2015
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Отпечатано в ОАО «ИПК «Чувашия».
ЗАО «МЦФЭР»
ISSN 2070-7371
07
9 772070 737155
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Какими способами можно утверждать документы и как оформляется
гриф утверждения? Каким внутренним документом организации
должны регламентироваться процессы оформления и хранения бухгалтерской
документации? Нужно ли заводить и вести журнал контроля
исполнения приказов по основной деятельности секретарю?
Если да, какие графы там должны быть? Как правильно оформить
должностные инструкции сотрудников организации? Должностная
инструкция секретаря-референта. Нужно ли вести журналы регистрации
входящей и исходящей документации при использовании СЭД?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Условия привлечения сотрудника к юридической ответственности
за действия, повлекшие за собой потерю материальных ценностей
организации. Имеют ли право сокращать работника, который является
единственным кормильцем в семье? Сотрудник оформил беспроцентный
денежный заем у фирмы. Может ли он уволиться без
возвращения остатка займа и выплачивать его как прежде, но уже не
работая в компании?
АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК
04
13
Как правильно оформить реквизиты писем иностранным партнерам
на английском языке? Три основные формы деловых писем в зависимости
от расположения элементов: форма с отступами, измененная
блочная форма и блочная форма с открытой пунктуацией. Как правильно
оформить продолжение письма на второй и последующих
страницах?
ПСИХОЛОГИЯ
Вы уезжаете в отпуск, но пребываете в растерянности, потому что
у вас осталась куча отложенных и недоделанных дел. Как правильно
уходить в отпуск? Что случится, если в отпуск уйти «неправильно»?
Проанализируйте ваш функционал в письменном виде и составьте
памятку ваших действий! Как подготовить к отпуску себя и свой дом?
Как найти общий язык с руководителем-женщиной? Можно ли скорректировать
ее поведение, чтобы не слышать в свой адрес необоснованные
придирки? Стратегии противостояния манипуляции
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
16
26
Чем выгоднее и интереснее (какие преимущества) путешествовать
самостоятельно? Как правильно организовать такое путешествие?
Есть ли какие-то подводные камни? Основные этапы подготовки.
Почему путешествовать самостоятельно выходит дешевле? Что делает
самостоятельное путешествие более интересным? Желаем вам
интересного и насыщенного отдыха!
2
34
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
2
2
2
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Как убедить начальника, что требования к эргономике интерфейсов
стали сегодня критически важными при выборе СЭД? Что означает
выражение «моральное устаревание СЭД»? И как быстро может
морально устареть система? Каковы основные тенденции повышения
эффективности пользовательского интерфейса?
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Как разнообразить скучный деловой стиль? Что взять в отпуск, чтобы
чувствовать себя комфортно в любой ситуации и при этом не
обременять себя огромным багажом? Сейчас в моде одежда из кружева
и прозрачные вещи. Какое белье следует надевать под такую
одежду?
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
39
43
47
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 7•2015
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
3
3
3
3
Стр.5
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
Документы могут утверждаться двумя способами в соответствии
с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации» п. 3.16 и Методическими рекомендациями
по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, приложение
№ 11 к п. 3.3.2:
• лично руководителем организации или уполномоченным им лицом;
• посредством издания другого документа, утверждающего данный документ.
При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
включает:
• слово «УТВЕРЖДАЮ» (в грифе пишется прописными буквами, без кавычек
Внимание
и двоеточия);
• должность лица, утвердившего документ, с указанием наименования организации;
•
личную подпись руководителя, утвердившего документ;
• расшифровку личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок);
•
дату утверждения, проставляемую от руки.
Допускается частично заготавливать дату при печатании документа, т. е. обозначать
год или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только
число и месяц или только число, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Импульс»
Морозов Н.В. Морозов
20.10.2014
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Спецтехника»
Павлов Ю.Б. Павлов
10 ноября 2014 г.
4
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
К
акими способами можно утверждать документы и как
оформляется гриф утверждения?
Секретарь, г. Пенза
Стр.6
Делопроизводство и архив
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу листа документа.
Строки в грифе утверждения либо выравниваются по левому краю, либо центрируются
относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Графит»
Родин А.И. Родин
31 октября 2014 г.
В некоторых случаях документы создаются двумя (или несколькими) организациями
и соответственно имеют два (или несколько) грифов утверждения.
В таких документах грифы утверждения принято располагать параллельно (слева
и справа), на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора
ЗАО «Техстрой»
Широков М.В. Широков
03.11.2014
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора
ЗАО «Прогресс»
Уварова О.А. Уварова
03.11.2014
В ряде случаев для утверждения документа необходимо издать другой документ,
например приказ. Такой способ утверждения обычно применяется при
подготовке сложных по содержанию организационных документов (локальных
нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих
общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность
организации в целом.
При утверждении документа другим документом гриф утверждения включает:
• слово «УТВЕРЖДЕН» или «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНЫ»
в зависимости от рода и числа существительного (в грифе эти слова
пишутся прописными буквами, без кавычек и двоеточия), например:
На заметку
график – УТВЕРЖДЕН, инструкция – УТВЕРЖДЕНА, штатное расписание –
УТВЕРЖДЕНО, правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
• сведения о документе, изданном для утверждения данного документа:
– наименование вида документа;
– наименование организации – автора документа или должность лица, подписавшего
документ, либо наименование органа, принявшего документ;
– дата документа;
– регистрационный номер документа, например:
№ 7•2015
5
Стр.7
Делопроизводство и архив
УТВЕРЖДЕН
приказом директора
ООО «МАРС»
от 14.11.2014 № 162
УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания
участников ООО «Прогресс»,
протокол от 01.11.2014 № 8
Для утверждения документов чаще всего издаются распорядительные
документы (постановления, решения, приказы, распоряжения). Утверждение
документов может оформляться и протоколами решения коллегиальных
органов.
?
Вопрос
Работа с бухгалтерскими документами регламентируется, во-первых, Федеральным
законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», во-вторых,
подзаконными нормативными правовыми актами, издаваемыми соответствующими
федеральными органами исполнительной власти, например Министерством
финансов Российской Федерации или Федеральной налоговой службой (по вопросам
налоговой отчетности) и др. Нормативными актами определен не только
порядок работы, но и формы бухгалтерских учетных и отчетных документов.
В организации основным документом, определяющим порядок ведения бухгалтерского
учета, является учетная политика.
Внимание
Учетная политика – это принятая в организации совокупность способов ведения
бухгалтерского учета и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
Учетная политика разрабатывается в организации на основании
действующего законодательства и утверждается руководителем организации.
Учетная политика как документ начала применяться с начала 1990-х гг., впервые
положения об этом документе были закреплены в Положении по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации
(1992 г.).
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
К
аким внутренним документом организации должны
регламентироваться процессы оформления и хранения
бухгалтерской документации?
Начальник канцелярии, г. Саранск
Стр.8
Делопроизводство и архив
Кроме учетной политики бухгалтерией организации разрабатывается также
график документооборота, в котором устанавливается порядок прохождения основных
документов, сроки (периодичность) представления документов и другие
особенности работы с бухгалтерскими документами.
Что же касается хранения бухгалтерской документации, то в номенклатуре дел
организации должен быть отдельный раздел «Бухгалтерия», в котором должны
быть зафиксированы все дела, формируемые бухгалтерией, со сроками хранения,
которые устанавливаются на основании перечня (см. приказ Минкультуры России
от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).
? Н
Вопрос
ужно ли заводить и вести журнал контроля исполнения
приказов по основной деятельности секретарю? Если
да, какие графы там содержатся? Нужно ли вести журналы
регистрации входящей и исходящей документации при
использовании системы электронного документооборота?
Секретарь, Калининградская обл.
Начнем с ответа на второй вопрос. Если в организации используется система
На заметку
электронного документооборота (СЭД), то, конечно, вести журналы регистрации
входящих и исходящих документов на бумаге нет никакой необходимости. Все
регистрационные данные, а также сами документы в электронной форме, если есть
возможность сканировать документы и прикреплять их электронные копии (сканкопии)
к регистрационным карточкам, будут находиться в системе в электронной
форме. Сроки хранения журналов регистрации входящих и исходящих документов
по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России
от 25.08.2010 № 558) – 5 лет (ст. 252). По истечении установленного срока хранения
эти данные могут быть уничтожены в порядке, установленном для уничтожения
документов с истекшими сроками хранения на бумажном носителе, то есть по
результатам экспертизы ценности документов с составлением акта о выделении
к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Теперь о журнале контроля исполнения приказов по основной деятельности.
Если в организации есть СЭД, в которой ведется регистрация внутренних документов,
в том числе приказов, то никакого дополнительного журнала контроля
исполнения приказов секретарю вести не нужно, так как приказы в этом случае
регистрируются и контролируются в СЭД. Если же СЭД нет, то в этом случае необходимо
вести отдельный журнал регистрации приказов по основной деятельно№
7•2015
7
Стр.9