СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 88252, 88253
«Пресса России» – 79858, 79896
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5780
nkcom@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
январь 2015
№ 1
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Усл. печ. л. 4,2. Тираж 4000 экз. Изд. № 6717. Заказ № К-2416.
Дата выхода в свет 23.12.2014
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13.
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20.
Отпечатано в ГУП ЧР «ИПК «Чувашия».
ЗАО «МЦФЭР»
Подписано в печать 03.12.2014. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
ISSN 2070-7371
01
9 772070 737155
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
От чего зависит порядок расположения нескольких подписей в документе?
Как писать номер в приказах по основной деятельности –
от руки или печатать? Как правильно составить письмо-согласие?
Что такое внутренняя опись документов дела? Какие бланки должны
применяться в организациях, которые находятся в субъектах
Российской Федерации, использующих два государственных языка?
Есть ли какие-то правила, регламентирующие использование этих
бланков? Необходимо ли создавать журнал учета проектов конфиденциальных
документов?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Можно ли привлечь работников к работе в выходной день без их
согласия? Как решается вопрос об оплате труда в выходной день?
Как должен выглядеть приказ об объявлении субботы рабочим
днем? Работника перевели на другую должность, уволив его по соглашению
сторон из одного филиала организации и приняв на работу
в другой филиал. Является ли филиал самостоятельной организацией
(юридическим лицом) и обязательно ли увольнять
сотрудника из одного филиала, чтобы предоставить ему работу
в другом филиале той же организации? Будет ли правильной запись
«СЕКРЕТАРЬ» в трудовой книжке работника? Обязана ли коммерческая
организация руководствоваться перечнем должностей из
Квалификационного справочника?
ПСИХОЛОГИЯ
04
14
Как научиться тайм-менеджменту? Основные принципы таймменеджмента.
Умение расставлять приоритеты при распределении
рабочего времени. Как научиться планировать выполнение заданий
с учетом графика индивидуальной работоспособности? Как эффективно
отдыхать и восстанавливаться? Какие позитивные и негативные
факторы влияют на работу нашего головного мозга? Как его
можно активизировать? Что нужно делать, чтобы мозг оставался
в форме? Как правильно питаться? Полезные упражнения для активизации
мозга
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Что такое личный брендинг и как научиться правильно выстраивать
свою репутацию? Алгоритмы создания личного бренда. Знаете ли
вы свои сильные стороны? Чего вы хотите от жизни и в чем ваша
опора? Принципы успешной презентации. Как повысить свое мастерство?
Коммуникации, коммуникации и еще раз коммуникации!
Как поддерживать имидж интересного, ценного человека? Сформируйте
свой стиль, отражающий то, кем вы хотите быть в идеале!
2
19
31
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
2
2
2
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Какие специальные приложения для iPad могут быть полезны в работе
помощника руководителя? Приложения-органайзеры. Какие
приложения актуальны для работы с текстами, таблицами и презентациями?
Приложения для PDF-документов. Могут ли приложения
для iPad помочь вам в изучении иностранных языков? Используйте
ваш iPad по максимуму – и он может стать незаменимым
помощником в ваших повседневных делах!
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Какая одежда поможет вам выглядеть на работе женственно и вместе
с тем по-деловому? Юбки, рубашки, платья и жакеты для офиса.
Какие брюки можно носить в офисе? Цветовая гамма для офисной
одежды. Мода или стиль? Аксессуары: сумки, деловые портфели,
чехлы для переносных электронных устройств. Какие очки и украшения
выбрать? Экспериментируйте, интересуйтесь, любите себя –
и тогда никто не сможет вас назвать серой мышью!
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
39
43
48
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 1•2015
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
3
3
3
3
Стр.5
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
нашем субъекте два государственных языка, поэтому в
организации используются два бланка служебных писем:
стандартный угловой и с двуязычным наименованием
организации. Есть ли какие-то правила, регламентирующие
использование этих бланков (т. е. одним адресатам письма
отправлять на первом бланке, другим – на втором)?
В
Секретарь, Республика Бурятия
Использование языков в официальном делопроизводстве государственных
органов, организаций, предприятий и учреждений республик Российской Федерации
регулируется законодательством Российской Федерации и этих республик.
В нормативных правовых актах, действующих на федеральном уровне, закрепВнимание
лено
право республик Российской Федерации оформлять тексты документов,
бланков, печатей, штампов и вывесок с наименованиями государственных органов,
организаций, предприятий и учреждений на государственном языке Российской
Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской
Федерации, определяемых законодательством республик.
Закон Российской Федерации
от 25.10.1991 № 1807-1
«О языках народов Российской Федерации»
(извлечение)
Статья 16. Использование языков в официальном делопроизводстве
1. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных
органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на
русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное
делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных
республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве
определяется законодательством Российской Федерации и республик.
2. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями
государственных органов, организаций, предприятий и учреждений
оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных
языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых
законодательством республик.
Законодательные акты большей части республик Российской Федерации
устанавливают необходимость оформлять бланки на языках, установленных в
качестве государственных для соответствующих республик, т. е. на двух языках.
4
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
Стр.6
Делопроизводство и архив
Однако есть и такие, в которых бланки документов должны оформляться только
на русском языке.
Закон Республики Бурятия
от 10.06.1992 № 221-XII
«О языках народов Республики Бурятия»
Статья 14. Наименования предприятий, учреждений и организаций, а также тексты
официальных печатей и бланков государственных органов и общественных организаций,
предприятий и учреждений оформляются на бурятском и русском языках.
Закон Карачаево-Черкесской Республики
от 14.06.1996 № 104-XXII
«О языках народов Карачаево-Черкесской Республики»
Статья 15. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей и вывесок) с
наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений
оформляются на русском языке.
Закон Республики Саха (Якутия)
от 16.10.1992 № 1170-XII
«О языках в Республике Саха (Якутия)»
Статья 34. Текст официальных печатей, штампов и бланков учреждений и организаций
должны быть на языке саха, а при необходимости – на местных официальных
языках и дублироваться на русском языке.
Тексты официальных печатей, штампов и бланков национальных культурных обществ,
кроме выбранного ими языка, должны дублироваться на языке саха или русском.
Закон Республики Тыва
от 31.12.2003 № 462 ВХ-1
«О языках в Республике Тыва»
Статья 13. Использование языков в официальном делопроизводстве
1. На территории Республики Тыва официальное делопроизводство в государственных
органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на тувинском
и русском языках.
2. Тексты печатей, штампов, штемпелей и вывесок с наименованиями государственных
органов и учреждений оформляются на государственных языках Республики
Тыва. Тексты бланков документов изготавливаются на русском языке либо на
тувинском и русском языках одновременно...
Законодательством республик, в которых возможно оформление бланка документа
и на государственном языке Российской Федерации (русском), и одно№
1•2015
5
Стр.7
Делопроизводство и архив
временно на двух государственных языках республики, вопрос о том, в каких
случаях необходимо использовать тот или иной вид бланка, не урегулирован.
?
Вопрос
определенных случаях документы подписываются несколькими
должностными лицами (протоколы, акты,
коллективные письма и др.). От чего зависит порядок расположения
нескольких подписей в документе?
В
Делопроизводитель, г. Барнаул
Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и
иных служебных документов устанавливаются Государственным стандартом РФ
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации», Правилами делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методическими рекомендациями по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Порядок расположения нескольких подписей в документе зависит от его вида и
На заметку
должностного положения лиц, подписывающих документ в соответствии с Методическими
рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Так, в гарантийном письме подписи руководителя организации и подчиненного
ему главного бухгалтера располагаются последовательно (одна под другой),
например:
Генеральный директор
Главный бухгалтер
С.П. Самойлов
Ю.А. Машкова
При подписании совместного документа руководителями равных по уровню в
иерархии управления должностей их подписи располагают параллельно, на одном
уровне. При этом в наименования должностей должны входить наименования
организаций, т. к. совместные документы оформляют не на бланках, например:
Директор ВИЭМ
Директор ЗАО «Техком»
В.И. Савченко
А.Н. Седых
В документах, создаваемых в процессе работы коллегиальных органов (собраний,
заседаний, комиссий), подписи показывают не должностное положение
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
Стр.8
Делопроизводство и архив
лиц, участвующих в подписании, а возложенные на них обязанности в составе
данного органа, например:
• в протоколах:
Председательствующий
Секретарь
• в актах:
Председатель комиссии
Члены комиссии
Е.М. Березкин
И.А. Мухина
В.П. Оловягин
С реквизита «Подпись» начинается оформляющая часть документа, поэтому
подпись располагается после текста документа, на последней его странице.
Внимание
Однако в необходимых случаях, во избежание подделок в документах (например,
в договорах), возможно подписание документа на каждой странице (постранично),
а не только после текста, хотя нормативными актами это не предусмотрено.
О.Н. Даценко
У.Ф. Бугаева
?
Вопрос
Приказ – это распорядительный документ, который издается единоличным
распорядительным органом организации (лицом, исполняющим его обязанности)
в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу. Мы
рассмотрим регистрацию приказов по основной деятельности.
Ответственный исполнитель осуществляет подготовку проекта приказа по
основной деятельности, согласование его в организации в соответствии с правилами,
закрепленными в локальных нормативных актах организации. После
выполнения указанных процедур приказ направляется на подписание руководителю
организации (иному уполномоченному лицу). Следует иметь в виду, что
руководитель (иное уполномоченное лицо) может подписать приказ по основной
деятельности или потребовать внесения соответствующих изменений (что может
№ 1•2015
7
К
ак писать номер в приказах по основной деятельности –
от руки или печатать?
Секретарь, г. Курган
Стр.9