Современная лабораторная практика №3 2010 (519,20 руб.)

Стр.1

Стр.2

Стр.3

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.1

СОВРЕМЕННАЯ ЛАБОРАТОРНАЯ ПРАКТИКА Московский институт стали и сплавов (технологический университет), центр сертификации «Металлсертификат» Любая организация и/или ее структурное подразделение не может обойтись в процессе планирования, реализации и улучшения своей деятельности без документов и записей. В той или иной степени процедура управления документацией и записями в каждой организации определена и функционирует. Иногда, правда, она больше распространяется на организационнораспорядительную документацию, но без документации нет управления, а следовательно, и нет организации. Для аккредитованных испытательных лабораторий (далее ИЛ или лаборатория) и организаций, имеющих сертифицированную систему менеджмента, требования к процессам управления документацией и записями регламентированы системными стандартами (например, [1−4]), выполнение которых является обязательным. Процесс управления документацией и записями обеспечивает своевременное, достоверное и объективное информирование руководства, всех подразделений, взаимодействующих между собой (включая испытательную лабораторию), и сотрудников организации. Одной из задач процесса управления является гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуальных документов и записей. Общие требования к документации и записям на электронных носителях приведены на рисунках 1 и 2. Следует заметить, что на практике участники процесса управления не всегда могут четко определить, что является для организации (и лаборатории) записями, это же замечание касается и документированных процедур организации (и/или лаборатории) по управлению документацией и записями (далее − ДП). Записи относятся к специфическим видам документов. По ГОСТ Р ИСО 9000 [5] запись – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут представлять собой оперативные отчетные данные (журналы регистрации, 2 Рис. 1. Рис. 2. контроля, рабочие журналы и пр.). Это могут быть также и отдельные виды документов, сгруппированные по назначению (дела), к записям можно отнести унифицированные формы и бланки. В качестве записей могут быть представлены документы как внутреннего (для организации и/или лаборатории), так и внешнего происхождения. Основной идентификационный признак записей – их функциональное назначение, поскольку они предназначены для обеспечения объективных свидетельств выполнения СЕНТЯБРЬ 2010

Стр.2

СОВРЕМЕННАЯ ЛАБОРАТОРНАЯ ПРАКТИКА установленных требований. Например, свидетельства о поверке средств измерений, несомненно, являются документами, но они будут выступать в качестве записей, если у сотрудников лаборатории потребуют подтверждения метрологической пригодности используемого измерительного оборудования. В качестве записей могут быть представлены также: графики, планы, протоколы проверок, обучения и испытаний, паспорта, диаграммы, карты Шухарта, чек-листы и др. Эффективное управление документацией и записями невозможно без их систематизации и классификации. Структура документации и записей организации и, соответственно, лаборатории, как правило, четко взаимосвязана со структурой управления организацией, ее процессами. Статус, уровень утверждения (валидации) и согласования (верификации), способ идентификации документа определяется положением документа в иерархической системе организации (и/ или лаборатории) (рис. 3). Это предложение хорошо согласуется с рекомендациями по разработке иерархической структуры документации и записей, приведенной в [6]. При разработке и внедрении процесса управления документацией и записями целесообразно обратиться к [7], где достаточно полно изложены и хорошо систематизированы рекомендации по принципам, разработке и созданию системы управления документами, включая (в отдельных случаях) документы и записи на электронных носителях. Современные тенденции таковы, что в организациях (и лабораториях) все больший объем документации и записей ведется и управляется в электронном виде. На настоящем этапе предприятие уже не может обойтись без документов и записей на электронных носителях, в отдельных случаях – без электронного документооборота. Правда, многие организации пока ограничиваются в этом вопросе использованием информационных электронных баз нормативных документов. Более «продвинутые» организации внедряют разные варианты корпоративных информационных автоматизированных систем, составными частями которых являются те или иные виды электронного документооборота. В Политика Цели Документация по обеспечению качества и других требований (документы, устанавливающие требования) Законодательная база Рис. 3. СЕНТЯБРЬ 2010 3

Стр.3