Правда об электронном документообороте (1500,00 руб.)

Стр.3

Стр.4

Стр.5

Стр.6

Стр.7

УДК 002.6 ББК 65.050.2 Р69 Романов, Дмитрий Александрович. Р69 Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс] / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — 2-е изд. (эл.). — Электрон. текстовые дан. (1 файл pdf : 222 с.). — М. : ДМК Пресс, 2018. — (БизнесПРО). — Систем. требования: Adobe Reader XI либо Adobe Digital Editions 4.5 ; экран 10". ISBN 978-5-93700-062-0 Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных техно логий поднять управление на новый качественный уровень. Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положе ния определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандар тах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компанийпостав щиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограни чиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка техно логического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности. Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнес процесса организации, поэтому в книге нашли отражение такие вопросы, как использо вание электронной цифровой подписи, защита информации, интеграция различных при ложений и использование систем управления знаниями. Книга представляет интерес для работников делопроизводственных служб, секрета рейреферентов, отделов автоматизации, руководителей среднего и высшего звена, а так же студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент. ББК 65.050.2 УДК 002.6 Деривативное электронное издание на основе печатного издания: Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — М. : ДМК Пресс, 2002. — (БизнесПРО). — 224 с. — ISBN 5-94074-171-1. В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя возмещения убытков или выплаты компенсации. ISBN 978-5-93700-062-0 ©ДМК Пресс, 2002

Стр.3

СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДИСЛОВИЕ ................................................................................................... 7 ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ ..................................................................... 9 От киевских князей до наших дней .................................................................. 9 Пергамент .............................................................................................................. 9 Приказы ...............................................................................................................10 Столбец ...............................................................................................................11 Образцовые книги ...............................................................................................12 Коллегии ..............................................................................................................12 Тетради .................................................................................................................13 Министерства ......................................................................................................14 Машинопись ........................................................................................................15 Советская эпоха государственного делопроизводства .......................................16 Компьютерные технологии ..................................................................................19 Автоматизированные системы управления (АСУ) ............................................... 20 Современное законодательное и нормативнометодическое регулирование ..............................................21 Законодательное регулирование делопроизводства ............................................21 Нормативнометодическое регулирование делопроизводства ............................ 22 Термины и определения ..................................................................................... 24 Документ .............................................................................................................. 25 Делопроизводство, документооборот, электронный архив, деловые процедуры ............................................................. 25 Действующие лица, основные понятия, типовые процессы .................. 26 Действующие лица .............................................................................................. 26 Основные понятия ............................................................................................... 27 Документооборот: типовые операции ................................................................. 29 Документирование: типовые операции ............................................................... 32 Архив: типовые операции .................................................................................... 32 Выводы ................................................................................................................ 35 ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: БЫСТРЕЕ, ЭКОНОМНЕЕ, ЭФФЕКТИВНЕЕ. ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА ................. 36 Автоматизация документооборота – объективная необходимость ..... 36 WorkFlow, GroupWare и прочие непонятные слова ............................................. 37

Стр.4

4 Правда об электронном документообороте Какую систему выбрать ..................................................................................... 40 Основные требования к функциональности системы ..........................................41 Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры ......................................................................... 42 Историческая справка о правовой охране программного обеспечения ................................................................................. 42 Обзор автоматизированных систем управления документами .............. 44 Прикладные решения на основе DOCUMENTUM 4i ......................................... 45 Корпоративная система “Кодекс: Документооборот”. Внедрение готовых решений ............................................................................... 52 DOCS Fusion (PowerDOCS & CyberDOCS). Распределенная система управления документами ............................................ 58 Fulcrum Knowledge Network. Система управления базами знаний в масштабе предприятия .............................................................61 Решения Lotus/IBM в области электронного управления документами, потоками работ и поиска информации .......................................... 62 LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы .......................................................... 67 Программный комплекс компании “Оптима” ..................................................... 73 Продукция компании ABBYY ............................................................................... 77 ГЛАВА 3. СИСТЕМА “БОССРЕФЕРЕНТ”: АРХИТЕКТУРА И ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ............................................................... 84 Электронный документооборот “в разрезе” ............................................... 84 Компоненты системы “БОССРеферент” и их назначение ................... 85 Общесистемные словари и справочники ..................................................... 86 Модуль “Справочник организации” .................................................................... 86 Модуль “Словари” ............................................................................................... 88 Модуль “Внешние адресаты” .............................................................................. 89 Общесистемные сервисы ................................................................................. 90 Модуль “Шаблоны” ............................................................................................ 90 Модуль “Регистратор” ......................................................................................... 90 Модуль “Согласование” ...................................................................................... 92 Модуль “Поручения” ........................................................................................... 94 Модуль “Коммутатор” ......................................................................................... 96 Специализированные функциональные подсистемы ............................... 97 Модули “Канцелярия” и “Документы” ................................................................ 97 Модуль “Внешние контакты” ............................................................................ 100 Модуль “Контроль договоров” ..........................................................................101 Модуль “Инженерное обеспечение” .................................................................102 Модули “Конференция” и “Новости” ............................................................... 102 Потоковое сканирование ................................................................................ 104

Стр.5

Содержание 5 ГЛАВА 4. МЕТОДОЛОГИЯ “ACСELERATED VALUE METHOD” .........................................................110 Типы информационных систем ......................................................................110 Инновация процессов .....................................................................................115 Бизнесконтекст. Краткое досье ........................................................................116 Бизнеспроцессы ...............................................................................................117 Модели идеальных бизнеспроцессов ............................................................... 122 Подготовка плана действий ............................................................................... 124 Коллективная разработка .............................................................................. 125 Закон Парето и концепция ValueFrame .............................................................125 Структурное интерактивное прототипирование ................................................ 127 Этапы работы ....................................................................................................129 Стратегия проектирования и разработки .......................................................... 130 Пилотный проект ...............................................................................................131 Внедрение в масштабах предприятия ........................................................ 132 Первый этап внедрения ..................................................................................... 133 Планирование архитектуры и топологии ........................................................... 134 Техническая поддержка .....................................................................................136 Управление конфигурацией ............................................................................... 137 Итерационное тестирование пилотного проекта ............................................... 138 Оценка готовности среды ..................................................................................139 Тиражирование разработанных приложений .................................................... 140 Управление преобразованиями ....................................................................141 Внедрение изменений. .......................................................................................141 Почему люди сопротивляются изменениям ....................................................... 142 Оценка готовности к изменениям ...................................................................... 143 Анализ вкладов участников процесса ................................................................ 144 Как сделать знания общими .............................................................................. 146 Предварительный план обучения ...................................................................... 147 Коммуникационная стратегия ........................................................................... 149 Управление обязательствами ........................................................................ 152 ГЛАВА 5. ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ........................................................................................ 154 Типы организаций ............................................................................................. 154 Критерий 1: производящие и управляющие организации ................................ 154 Критерий 2: масштабы организации ................................................................. 155 Критерий 3: годовой объем документооборота на предприятии .................................................................................................. 156 Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации ............ 157

Стр.6

6 Правда об электронном документообороте Измеряем документооборот ........................................................................... 158 Факторы повышения эффективности ......................................................... 163 Фактор № 1: сокращение затрат на бумажные документы ............................... 164 Фактор № 2: сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников .......................................................................... 164 Фактор № 3: ускорение информационных потоков .......................................... 167 Фактор № 4: изменение корпоративной культуры организации ....................... 170 Этапы перехода к электронному документообороту и их влияние на эффективность системы ................................................... 172 ГЛАВА 6. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ................................................... 176 Защита информации в электронном документообороте ....................... 177 Требования к криптосистемам ........................................................................... 179 Электронная цифровая подпись ........................................................................ 183 Проблемы и перспективы криптографических систем ...................................... 187 Юридическая сторона вопроса .......................................................................... 189 Интеграция с ERPсистемами ....................................................................... 192 XML: назначение и перспективы .......................................................................195 Мобильные устройства .................................................................................. 199 Перспективы использования в СЭД ................................................................. 199 Управление знаниями ...................................................................................... 201 История термина и технологии .......................................................................... 201 Типовая функциональность систем управления знаниями ................................ 203 Масштабные задачи и разумные ограничения .................................................. 205 ПРИЛОЖЕНИЕ ................................................................................................ 206 ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА .............................................................. 218

Стр.7