СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ
А. Н. Артизов – председатель
редакционной коллегии, руководитель
Федерального архивного агентства,
д-р ист. наук
В. И. Андреева – научный редактор
журнала, канд. ист. наук, проф.
каф. трудового права и права социального
обеспечения Российской академии
правосудия
Е. В. Богданова – главный редактор
ИД МЦФЭР
М. В. Ларин – директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д-р ист. наук, проф.
В. Э. Баласанян – председатель совета
директоров компании «Электронные
Офисные Системы», канд. техн. наук
А. А. Линев – генеральный директор
ЗАО «Компания ИнтерТраст»
Г.А. Серова – проф. каф.
автоматизированных систем
документационного обеспечения
управления РГГУ
№6
2015
Уважаемые коллеги!
В 2014 г. ВНИИДАД осуществил
целый ряд научно-исследовательских
работ
в области управления документами.
Какие изменения
были внесены в Правила
делопроизводства и в Методические
рекомендации по
разработке инструкций по
делопроизводству? Как проходила
доработка проекта
Правил организации хранения,
комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда РФ? Каким
образом будет выглядеть новая редакция ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в обзоре
научных разработок ВНИИДАД, который сделан М.В. Лариным
и Н.Г. Суровцевой.
О структуре службы ДОУ в современных условиях, ее роли
в организации и некоторых актуальных подходах к формированию
этого структурного подразделения, вы узнаете из
статьи Э.В. Тычинской.
Как сделать рациональный выбор из нескольких потенциальных
систем? Каковы основные критерии оценки СЭД?
Об этом и многом другом вам расскажет Т.И. Сыродоева.
В рубрике «Документирование управленческой деятельности»
Е.Н. Кожанова уделит внимание организации совместного
доступа к работе над документами и согласованию документов
в Google.
Разработка Положения о режиме коммерческой тайны
подробно описана в публикации постоянного автора нашего
журнала Н.В. Артонкиной.
В рубрике «Вопрос-ответ» вас ждет, как обычно, множество
ответов на волнующие всех практиков вопросы.
Желаем вам приятного и полезного чтения и ждем вас, уважаемые
читатели, в следующем полугодии. До новых встреч!
Помните, что каждый номер создается во многом благодаря
вам, вашим профессиональным запросам, комментариям,
предложениям и материалам. Пишите нам чаще. Мы ждем
ваших писем!
Ваш главный редактор
Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
ISSN 2218-922X
06
9 772218 922153
Стр.3
СОДЕРЖАНИЕ
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
М.В. Ларин, Н.Г. Суровцева
Обзор научных разработок
ВНИИДАД: актуальное, новое,
важное!
6
Какие научно-исследовательские работы
в области управления документами
осуществил ВНИИДАД в минувшем году?
Какие изменения были внесены в Правила
делопроизводства
и в Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству?
Доработка проекта Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ.
Как будет выглядеть новая редакция ГОСТ Р
6.30-2003? Мониторинг международной
стандартизации в сфере управления
документами и другие направления работы
ВНИИДАД
Э.В. Тычинская
Структура службы ДОУ
в современных условиях
15
Каковы современные подходы к формированию
службы ДОУ? Цели и задачи службы
ДОУ. Структура службы ДОУ и изменения,
произошедшие в последние годы. Какой
может быть структура делопроизводственного
подразделения в небольшой
организации? Актуальные тенденции
развития делопроизводственных служб.
Структура службы ДОУ в крупной организации.
Какова роль службы ДОУ в структуре
организации?
ФОРМУЛА УСПЕХА
Т.И. Сыродоева
Выбор СЭД для организации.
Как сделать рациональный выбор
из нескольких потенциальных систем?
33
Как сориентироваться на рынке СЭД
и сделать правильный выбор? Алгоритм для
оценки и выбора системы на примере
ОАО «ВНИИЖТ». Метод экспертных оценок.
Каковы основные критерии оценки СЭД?
Коллеги предлагают вам новый практический
подход, позволяющий организации
при необходимости сравнения нескольких
СЭД и конкретных расчетов по каждой
из них выбрать одну систему
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Е.Н. Кожанова
Совместный доступ к работе
над документами и согласование
документов в Google
43
Продолжаем изучать возможности Google
для канцелярии. Как организовать совместный
доступ пользователей к документам
Google? Загрузка документа в Google. Уровни
доступа к файлу или папке. Как настроить
запрет на приглашение к работе над файлом
других пользователей? Алгоритм согласования
проекта документа в Google. Обратите
внимание, что даже бесплатная версия
Google позволяет проводить полноценное
согласование документов!
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Н.В. Артонкина
Организация конфиденциального
делопроизводства с нуля.
Разработка Положения о режиме
коммерческой тайны
50
Ни в одном законодательном документе нет
требований к структуре Положения
о режиме коммерческой тайны.
Что же должно быть зафиксировано в этом
документе? Разработка Положения о режиме
коммерческой тайны и его примерная
структура. Предложенный в статье вариант
структуры и наполнения Положения
о режиме коммерческой тайны – это лишь
один из возможных вариантов составления
данного документа!
ВОПРОС – ОТВЕТ
66
Какая информация по поручениям доступна
пользователям в процессе работы? Можно
ли отсортировать поручения и по каким
параметрам? Как меняются процессы
и задачи управления контентом при росте
компании? Может ли процесс автоматизации
бюджетирования стать неоптимальным
и трудозатратным? Если да, то как этого
избежать? Как меняются процессы и задачи
управления контентом при росте компании?
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 6 2015
Стр.4
СОДЕРЖАНИЕ
Какие информационные системы позволяют
управлять знаниями? Можно ли считать
корпоративный портал хранилищем
документов? Как обеспечить должный
уровень защиты информации при работе
в СЭД/ECM на мобильных устройствах?
Что дает внедрение консалтинговых
решений одновременно с информационной
системой? Какие существуют подходы для
ускорения и упрощения процесса перехода
к новой СЭД? Как адаптировать систему
к росту компании? На каких документах
допускается использование Государственного
герба РФ? Как избежать потери непрерывности
процесса при переходе на атоматизированную
систему? Почему считается, что
увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
является для работодателя сложным
основанием расторжения трудового
договора?
Уважаемые читатели!
Для более удобной работы с журналом используются следующие
знаки-указатели:
Обратите внимание
Запишите важную
информацию
Учредитель и издатель: ЗАО «МЦФЭР»
Генеральный директор – Максим Межанский
Издательский дом МЦФЭР:
Директор – Валентин Гирихиди
Главный редактор – Екатерина Богданова
Объединенная редакция:
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Редакция:
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
Редактор по работе с авторами – Юлия Одинокова
yodinokova@mcfr.ru
Выпускающий редактор – Екатерина Исламова
Редактор – Татьяна Портнова
Дизайн-концепция – Иван Железняк
Верстка – Вадим Соболев
Адрес редакции: 127287, г. Москва,
ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.profl it.ru
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
Вопрос
Читайте
в ближайших
номерах
Подписные индексы:
«Роспечать» – 37296, 37295
«Почта России» – 79290, 79281
«Пресса России» – 90061, 90059
Группа маркетинга:
Бренд-менеджер – Екатерина Финогенова
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 22-49,
efi nogenova@mcfr.ru
Размещение рекламы:
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 27-45, nsinitsina@mcfr.ru
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 57-10,
eromanenko@mcfr.ru
Служба клиентской поддержки:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-22.
E-mail: ap@mcfr.ru
Претензии по доставке направляйте по факсу:
8 (495) 933-52-62
Е-mail: pressa@mcfr.ru
Редакция не несет ответственности за содержание
рекламных материалов. Мнение редакции может
не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только
с письменного согласия редакции.
На заметку
Письмо
в редакцию
Типичная ошибка
Подробнее
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-40896
от 15.07.2010
Выдано Федеральной службой по надзору
в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 06.05.2015.
Дата выхода в свет 25.05.2015.
Формат 70 Ч 108 1/16. Тираж 2000 экз.
Печать офсетная. Бумага мелованная.
Усл. печ. л. 8,4. Уч.-изд. л. 6,25.
Изд. № 7087. Заказ № 2166
ЗАО «МЦФЭР»
Юридический адрес: 129090, г. Москва,
ул. Щепкина, д. 25/20
Отпечатано в АО «Первая Образцовая
типография»
Филиал «Чеховский Печатный Двор»
142300, Московская область, г. Чехов,
ул. Полиграфистов, д. 1
Сайт: www.chpd.ru, e-mail: sales@ chpd.ru
Тел./факс: 8 (499) 270-73-59
© ЗАО «МЦФЭР», 2015
document@mcfr.ru
Стр.5
НОВОСТИ
В России будет проведена «инвентаризация» законов
в сфере защиты информации
акое заявление сделал Сергей Шишкарев –
первый зампредседателя Морской коллегии
при Правительстве РФ на конференции по
кибербезопасности. Совместно
с межведомственной рабочей группой
Совет по кибербезопасности (созданный
Т
при Военно-промышленной комиссии) будет
проведена инвентаризация нормативного
и законодательного поля в сфере защиты
информации, а также «гармонизация этого
законодательства».
Источник: http://naar.ru
Штраф за разглашение банковской тайны
увеличится до 1,5 млн руб.
В
первом чтении был принят законопроект,
направленный на существенное
«подорожание» этого правонарушения.
Например, за сбор данных путем
похищения документов, подкупа, угроз
или любым другим незаконным способом
будет налагаться штраф в размере 500 тыс.
руб. Если лицо, получившее доступ
к информации, незаконно разгласило ее
или воспользовалось данными без согласия
владельца, то помимо денежного наказания
в размере 1 млн руб. нарушителю также
будет запрещено занимать определенные
должности в течение 3 лет. При нанесении
крупного ущерба, причиненного в результате
разглашения конфиденциальной информации
размер штрафа достигнет 1,5 млн руб.
Источник: http://naar.ru
В Перечне управленческих архивных документов со сроками
хранения найдены законодательные нестыковки
В
ерховным Судом РФ (ВС РФ) были признаны
недействующими отдельные положения
Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения (утв. приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее –
Перечень).
Решением ВС РФ от 04.02.2015 № АКПИ141405
были отменены пп. 900 и 904 раздела 11
Перечня.
В пунктах 900 «Личные дела получателей
социальной помощи, социального пособия»
и 904 «Документы (копии отчетов, выписки
из протоколов, заключения) о выплате пособий,
пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности,
по социальному страхованию» установлен срок
хранения – 5 лет. Однако это противоречит
нормам Правил ведения личных дел
несовершеннолетних подопечных
(утв. постановлением Правительства РФ от
18.05.2009 № 423): в соответствии
с п. 9 документа личные дела подопечных
должны храниться в архиве органа опеки
и попечительства в течение 75 лет. В связи с тем,
что постановление имеет большую юридическую
силу, чем Перечень, суд признал Перечень
недействующим для пп. 900 и 904.
Источник: http://naar.ru
ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация.
Системы менеджмента записей. Требования»
1
4
марта 2015 г. вступил в силу ГОСТ Р ИСО
30301-2014 «Информация и документация.
Системы менеджмента записей. Требования».
Стандарт является аутентичным переводом
на русский язык международного стандарта
ИСО 30301:2011 «Информация и документация.
Системы менеджмента документов. Требования»
(ISO 30301:2011 Information and documentation –
Management systems for records – Requirements),
подготовленным ОАО «Всероссийский научноисследовательский
институт сертификации»
(ВНИИС).
Источник: http://protect.gost.ru
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 6 2015
Стр.6
НОВОСТИ
«Электронный документ» в Гражданском кодексе
Ф
едеральным законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ
«О внесении изменений в часть первую
Гражданского кодекса Российской Федерации»
внесены изменений в ГК РФ. Изменения вступают
в силу с 1 июня 2015 г.
Интересны изменения, касающиеся вопросов
управления документами, а именно:
«Договор в письменной форме может быть
заключен путем составления одного документа,
подписанного сторонами, а также путем
обмена письмами, телеграммами, телексами,
телефаксами и иными документами, в том числе
электронными документами, передаваемыми
по каналам связи, позволяющими достоверно
установить, что документ исходит от стороны по
договору» (п. 2 ст. 434).
Зафиксировано определение электронного
документа: «Электронным документом,
передаваемым по каналам связи, признается
информация, подготовленная, отправленная,
полученная или хранимая с помощью электронных,
магнитных, оптических либо аналогичных средств,
включая обмен информацией в электронной
форме и электронную почту».
Пунктом 4 ст. 434 уточняются условия, при
которых договор может быть заключен только
путем составления одного документа: «В случаях,
предусмотренных законом или соглашением
сторон, договор в письменной форме может
быть заключен только путем составления одного
документа, подписанного сторонами договора».
Источник: http://base.consultant.ru
II Международная научно-практическая конференция
«Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее»
В
есной в Российском государственном
гуманитарном университете состоялась
II Международная научно-практическая
конференция «Управление документацией:
прошлое, настоящее, будущее». Конференция
была посвящена памяти Татьяны Вячеславовны
Кузнецовой.
Директор ВНИИДАД, доктор ист. наук,
проф. М.В. Ларин выступил с докладом на
тему «Правила работы архивов организаций:
документоведческие проблемы». В своем
докладе М.В. Ларин обратил внимание на
принципы, которые необходимо соблюдать
при разработке нормативных документов,
на важность обеспечения преемственности
в их подготовке с другими нормативными
документами, а также обозначил механизмы
их согласования со всеми сторонами,
заинтересованными в регламентации
архивного хранения документов в условиях
развития электронного документооборота
и информатизации общества.
Свой взгляд на решение проблем в области
терминологии документоведения был высказан
зав. отделом документоведения ВНИИДАД, канд.
ист. наук, доц. Н.Г. Суровцевой в ее докладе
«Влияние междисциплинарного подхода на
формирование терминосистем документоведения
и смежных научных дисциплин». По ее мнению,
многозначные термины, используемые разными
научными дисциплинами, связаны с предметной
областью этих дисциплин, и потому поиск
универсальных дефиниций, вряд ли можно считать
целесообразным.
Источник: http://www.vniidad.ru
Президент подписал закон о выдаче исполнительных
документов в электронном виде
законодательные акты Российской Федерации»
предусмотрены поправки в кодексы: УПК РФ,
КоАП РФ, АПК РФ и ГПК РФ, а также в Федеральный
закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном
производстве» в части применения электронных
документов. Теперь выдача или вынесение
исполнительных документов возможны в форме
электронных документов при условии, что они
Ф
едеральным законом от 08.03.2015 № 41ФЗ
«О внесении изменений в отдельные
заверены усиленной квалифицированной
электронной подписью. Стороны
исполнительного производства могут подавать
должностному лицу службы судебных приставов
ходатайства, объяснения, отводы и жалобы
в электронной форме. Судам разрешено
направлять исполнительный лист вместе
с копией приговора по делу, копией судебного
постановления или судебного акта для
исполнения в форме электронного документа.
Источник: http://naar.ru
document@mcfr.ru
5
Стр.7
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Обзор научных разработок
ВНИИДАД:
актуальное, новое, важное!
В 2014 г. ВНИИДАД осуществил целый ряд научно-исследовательских
работ в области управления документами. Для каждой из них характерна
разная степень новаторства, практического применения и использования
методологических решений, однако в совокупности они
представляют собой отражение актуальных проблем сферы управления
документами в России.
М.В. Ларин,
доктор ист. наук, проф.,
директор ВНИИДАД
Н.Г. Суровцева,
канд. ист. наук,
зав. отделом ВНИИДАД
Внесение изменений
в Правила делопроизводства
и в Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству
В первую очередь следует обратить внимание читателей на
подготовленные институтом предложения по внесению изменений
в Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти (утв. постановлением Правительства
РФ от 15.06.2009 № 477). Эта работа проводится не впервые,
существенные поправки были внесены в 2011 г., однако изменения
в законодательстве РФ, связанные с развитием межведомственного
электронного взаимодействия, возможностью
обобщить опыт работы с документами в электронном виде,
применением электронной подписи, вновь потребовали внесения
соответствующих изменений в организацию работы с документами.
Другими факторами, обусловившими необходимость
этих изменений, стали принятие и введение в действие новых
стандартов в сфере управления документами, а также необходимость
отразить опыт работы с Правилами, накопленный за
предшествующий период в федеральных органах исполнительной
власти. Понятно, что в наибольшей степени эти изменения
коснулись организации работы с электронными документами.
Поскольку Правила предполагают разработку инструкции
по делопроизводству в ФОИВ, то естественно логическим продолжением
этой работы стала подготовка изменений и в Методические
рекомендации по разработке этой инструкции*.
© М.В. Ларин,
Н.Г. Суровцева, 2015
* Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от
23.12.2009 № 76).
6
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 6 2015
Стр.8
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Изменения затронули практически все разделы методических
указаний, начиная с общих положений, требующих
актуализации действующих нормативно-правовых актов
и заканчивая корректировкой состава и правил оформления
реквизитов управленческих документов.
Доработка проекта Правил организации
хранения, комплектования, учета и исполь зования
документов Архивного фонда РФ
В 2014 г. ВНИИДАД по заданию Росархива провел доработку
проекта Правил организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда РФ и других
архивных документов в государственных органах, органах
местного самоуправления и организациях. По замечаниям,
полученным от государственных и муниципальных архивов, органов
управления архивным делом субъектов РФ, в текст проекта
правил были внесены соответствующие поправки. 28 мая
2014 г. проект Правил был рассмотрен на заседании Коллегии
Росархива, которая приняла решение одобрить в целом ход и
результаты работы по подготовке проекта Правил. Было решено
также согласовать проект Правил с рядом федеральных государственных
органов и организаций, а также дополнительно с органами
управления архивным делом некоторых субъектов РФ.
В результате согласования было получено около 40 отзывов. Они
были тщательно проанализированы специалистами отдела документоведения
ВНИИДАД. Окончательная доработка и редактирование
проекта Правил велись рабочей группой во главе с руководителем
Федерального архивного агентства А.Н. Артизовым. Значительная
часть замечаний и предложений по проекту Правил были учтены. В
ходе подготовки проекта Правил ряд его положений были приведены
в точное соответствие с нормами Федерального закона от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Проект Правил был дополнен разделом 7 «Передача документов
при реорганизации или ликвидации организации,
смене руководителя архива организации», представлены
положения об организации хранения, учета и использования
электронных документов.
Проекты вышеописанных Правил в настоящее время проходят
процедуру утверждения в Министерстве культуры РФ.
Актуализация Общероссийского классификатора
управленческой документации
Важным направлением деятельности института стала и актуализация
раздела 02 «Унифицированная система организационdocument@mcfr.ru
7
Стр.9