Подписка
на II полугодие 2014 года
Сертификат на индивидуальную консультацию
экспертов журнала в подарок
ЗАО «МЦФЭР»
129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
www.proflit.ru
Банковские реквизиты
ИНН 7702019904, КПП 770201001
ОАО «Сбербанк России», г. Москва
Московский банк
Сбербанка России ОАО г. Москва
БИК 044525225
к/с 30101810400000000225
р/с 40702810638180134443
Счет № Ж1341
Предмет счета
Подписка на комплект журналов*
на II полугодие 2014 года (июль – декабрь):
«Современные технологии делопроизводства
и документооборота»
«Секретариат в вопросах и ответах»
* Все журналы комплекта выходят ежемесячно, 6 номеров
Kоличество
комплектов
«
»
Цена,
руб.
15880-00
НДС 10%
Всего к опла
Всего к оплате: Шесть тысяч четыреста шестьдесят восемь ру
Генеральный директор
Главный бухгалтер
ь рублей 00 копеек
ублей 00 к
0 копеек
М.А. Межанский
А.П. Игнатова
Вс го к опл те
2014 г.
Сумма,
руб.
5880-00
588-00
6468-00
Внимание!
В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» укажите:
название издания и период подписки (по аналогии с предметом счета);
номер счета;
информацию по НДС;
адрес доставки, включая почтовый индекс;
Ф. И. О. контактного лица и телефон с указанием кода города.
Указание адреса и контактных данных позволит обеспечить своевременность доставки.
Копию платежного поручения отправьте по факсу или е-mail в отдел по работе с клиентами.
Служба клиентской поддержки
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17. Факс: 8 (495) 933-52-62. E-mail: ap@mcfr.ru
Подробнее о профессиональных изданиях на www.proflit.ru/officework
Стр.3
ПО СЧЕТУ
НА C. 1
• Подписывайтесь
выгодно
• Участвуйте в акциях
ПО ТЕЛЕФОНУ
8 (495) 937-9082
• Обсудите все детали
с менеджером
НА САЙТЕ
www.proflit.ru/
officework
• Быстро и без
лишних слов
В ПОЧТОВОМ
ОТДЕЛЕНИИ
«Роспечать» – 47435
«Почта России» – 79858
«Пресса России» – 88252
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОЧТЕ ap@mcfr.ru
• Подписывайтесь
в любое время
В АЛЬТЕРНАТИВНОМ
АГЕНТСТВЕ
вашего города
• Выбирайте способ
доставки
Реклама
Подпишитесь на журнал
«Секретариат в вопросах и ответах»
так, как вам удобно
Стр.4
СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Анна Родионова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Власова
yvlasova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8(495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 88252, 88253
«Пресса России» – 79858, 79896
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5780
nkcom@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
№ 5
май 2014
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 21.04.2014. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
Усл. печ. л. 4,2.
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13.
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20.
Отпечатано в ОАО «ИПК “Чувашия”».
Изд. № 6018. Заказ № 572.
ЗАО «МЦФЭР»
ISSN 2070-7371
05
9 772070 737148
Стр.5
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения
резолюций? Пример перечня документов, передаваемых в структурные
подразделения без рассмотрения руководителем организации.
Как составляется и оформляется сопроводительное письмо? Какая
информация должна быть включена в Инструкцию по делопроизводству?
Какими документами нужно руководствоваться при составлении
Положения об экспертной комиссии? Как оформляется этот
документ?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
6
Сотруднику сделали предложение о совмещении должностей. Копию
предложения подшили к личному делу работника, а куда поместить
оригинал? Где в организации нужно хранить медицинские книжки?
Можно ли по заявлению сотрудника уволить его в последний день
отпуска, если этот день – воскресенье? Сотрудник не выходил на
работу три дня подряд. Нужен ли приказ о том, что пропущенные
дни не будут оплачиваться, или достаточным основанием являются
акты и отметки в табеле? Что делать, если вам испортили бланк
больничного листа?
ПСИХОЛОГИЯ
Как провести короткое российское лето с максимальной пользой?
Планируем свой отдых. Какому отдыху отдать предпочтение? Чего
не стоит планировать на время отдыха? Как понять, какое полушарие
у вас более развито: левое или правое? Специализация полушарий.
Зарядка для левого и правого полушарий
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
17
21
Как правильно общаться с представителями Таиланда? Какие правила
этикета нужно соблюдать при взаимодействии с ними? Черты
национального характера. Деловой стиль страны. Назначение и ведение
деловых переговоров. Звания и формы обращения. Обычаи
и традиции. Какие подарки принято дарить в Таиланде? Особенности
столового этикета
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Как создать по-настоящему надежный пароль для работы на компьютере?
Технология создания правильного пароля. Каких основных
правил нужно придерживаться? Помните, что идеальный пароль
сочетает факторы длины и многообразия используемых символов.
Алгоритм создания надежного пароля. Что делать, если вы забыли
пароль?
4
31
38
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
4
4
4
Стр.6
СОДЕРЖАНИЕ
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Как можно изменить зрительное восприятие фигуры с помощью
рисунков на тканях? Вертикальные, горизонтальные и диагональные
полосы на ткани. Как влияют на восприятие вашей фигуры клетка
и горох? Абстрактные рисунки, цветочные и растительные орнаменты.
Шарфы и шейные платки расположены наиболее близко к лицу,
поэтому рисунок на них подбирайте с особой тщательностью!
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
45
48
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 5•2014
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
5
5
5
5
Стр.7
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
1. Составлять резолюции следует таким образом, чтобы исключалось двоякое
толкование и понимание текста.
2. Целесообразно устанавливать четкий срок исполнения документов – дату,
Подробнее
а при необходимости – и точное время исполнения. При использовании руководителем
в резолюции слов «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма
срочно» следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации
конкретные сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым
из слов. В противном случае это может привести к неверному толкованию работником
указания руководителя и срыву сроков исполнения поручения. Например:
документы и задания, имеющие в поручении указание:
• «незамедлительно»: исполняются не позднее одного рабочего дня, следующего
за датой выдачи поручения;
• «срочно»: исполняются не позднее двух рабочих дней, следующих за датой
выдачи поручения;
• «оперативно»: исполняются не позднее десяти рабочих дней, следующих за
датой выдачи поручения.
3. Использовать бланки для резолюций с напечатанным текстом типовых поручений
и фамилий исполнителей.
4. Замыкать резолюции на верхний уровень системы делегирования полномочий
и далее следовать принципу служебной иерархии.
5. Разработать перечень документов, которые могут передаваться на рассмотрение,
минуя руководителя. Обычно в таком перечне указываются виды документов,
содержащиеся в них вопросы, возможно – наименование организации-отправителя,
а также наименования структурных подразделений или должностных лиц, которым
направляются документы на рассмотрение. Перечень необходимо утвердить у руководителя
и ознакомить с ним ответственные подразделения и должностных лиц.
Пример перечня документов, передаваемых в структурные подразделения
без рассмотрения руководителем организации
Вид/содержание документа Структурное подразделение И. О., фамилия, должность работника
Финансовое управление И.К. Ивова, начальник управления
Входящие письма от филиалов
о направлении ежемесячных
отчетов о доходах и расходах
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
К
ак оптимизировать процесс рассмотрения документов
и наложения резолюций, сделать его более удобным для
моего руководителя и для меня, а также для исполнителей?
Секретарь руководителя, г. Самара
Стр.8
Делопроизводство и архив
Входящие письма от
ООО «Сервис» о направлении
графиков работы в рамках
действующих договоров
Входящие (сопроводительные)
письма от контрагентов о
направлении подписанных с
их стороны документов (договоров,
актов, спецификаций
и т. д.)
Административно-хозяйственная
служба
Структурное подразделение,
ответственное в соответствии
с локальными нормативными
актами организации за подписание
направленного документа
(курирующее вопрос)
А.Л. Зимин, начальник службы
Руководитель ответственного структурного
подразделения
Мы надеемся, что данные в этой статье советы помогут оптимизировать как
рабочее время руководителя, так и ваше личное рабочее время, сделав процессы
по работе с поручениями и резолюциями более отлаженными и прозрачными.
?
Вопрос
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки
документов, не имеющих адресной части.
Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное
письмо дает возможность зафиксировать факт отправки документов,
составляющих приложение к сопроводительному письму, и зафиксировать факт
получения этих документов адресатом. В делопроизводстве это осуществляется
посредством регистрации документов. Отправляемые документы и другие материалы,
как правило, не имеют адресной части, т. е. на них невозможно обозначить
наименование и почтовый адрес корреспондента, проставить дату и регистрационный
номер. Зафиксировать эти сведения мы можем только используя бланк
письма, имеющий эти реквизиты. Именно поэтому в управленческой деятельности
и появились сопроводительные письма. Название этой разновидности писем само
по себе раскрывает их назначение – сопровождать документы.
Не существует какой-либо определенной, законченной формы сопровоНа
заметку
дительного письма, если иметь в виду не состав реквизитов и их оформление,
а, собственно, текст. Причина этого в большом разнообразии управленческих
ситуаций, дающих повод для составления сопроводительных писем.
Безусловно, основное содержание сопроводительного письма – это информирование
корреспондента о высылке ему определенных документов, но текст
письма может включать и дополнительные сведения. Например,
это может быть информация, поясняющая содержание тех материалов, которые
составляют приложение к сопроводительному письму; сведения о конфиденциальности
передаваемых документов; просьба осуществить какие-либо действия; ссыл№
5•2014
7
К
ак составляется и оформляется сопроводительное письмо?
Офис-менеджер, Красноярский край
Стр.9