№ 3, 2015
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-СЕКРЕТАРИАТ
6
ПОЗДРАВЛЯЕМ ЖЕНЩИН
С 8 МАРТА! С 8 МАРТА
Март – время прихода весны, начало оттепели
не только в природе, но и в сердцах
мужской половины человечества! А еще,
этот месяц подарил нам чудесный женский
праздник – 8 Марта. Наши защитники
и коллеги очень хотят сделать этот праздник
запоминающимся и волшебным. Чем же
они могут нас порадовать? Читайте рассказы
своих коллег-мужчин о традициях празднования
8 Марта в их компаниях, о самых
оригинальных подарках и поздравлениях.
А как вы отмечаете на работе Международный
женский день?
8
О.А. Щеголева
ТРЕУГОЛЬНИК: ОН, ОНА И РАБОТА
Семья и работа тесно взаимосвязаны, они
ОЛЬНИК: ОН, ОНА
С
постоянно борются за наше время, силы,
внимание и участие. Как работа участвует
в семейной системе и какое влияние создавшаяся
дома ситуация оказывает на динамику
рабочих отношений? Как проблемы
внутри семейной системы приводят к образованию
психологических треугольников?
Способы разрешения конфликтов в отношениях,
в которых участвуют три стороны.
Треугольник Карпмана. Что делать, чтобы
не стать жертвой треугольника отношений?
Профилактика от попадания в психологические
ловушки и главный ключ к спасению
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Е.Н. Кожанова
КОРРЕСПО
ПОЛУЧАТЕЛЯМ
ступлении в организацию. Какие каналы
доставки корреспонденции считаются самыми
надежными, а к каким лучше не прибегать
при отправке серьезных документов?
Основные способы отправки корреспонденции
с точки зрения подтверждения факта
ее доставки адресату. Понятие «юридически
значимое сообщение»
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
26 ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГ
ДОГОВОРА ВСЛЕДСТВИЕ
В.И. Андреева
НАРУШЕНИЯ УСТАНОВЛЕННЫХ
ЗАКОНОМ ПРАВИЛ ЕГО
ЗАКЛЮЧЕНИЯ
Какое основание прекращения трудового
договора содержится в п. 11 ч. 1 ст. 77
ТК РФ? Почему нарушение некоторых правил
заключения трудового договора приводит
к его прекращению, а не к изменению
условий договора? Какой государственный
орган отвечает за ведение реестра дисквалифицированных
лиц? Порядок прекращения
трудового договора с руководителем
организации в случае выявления у него административного
наказания в виде дисквалификации.
В каком случае работнику,
увольняемому по ч. 1 ст. 84 ТК РФ не выплачивается
выходное пособие?
20 КАНАЛЫ ДОСТАВКИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Все ли ваши письма доходят до адресатов?
Очевидно, что чем «проблемнее» письмо,
тем важнее получить отметку о его по2
35
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
АНИЗА
В.Ф. Янковая
ОРГАНИЗАЦИИ: ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ,
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ
Функции номенклатуры дел (НД). Какой вид
НД устанавливает унифицированный состав
дел для организаций определенного типа,
единую индексацию этих дел и является
нормативным документом? Что такое сводДополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
А
ДОВО О
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №3 2015
ная НД? Разработка НД. Включаются ли
в НД печатные издания, поступающие в организацию?
Подписание и утверждение НД
ВОПРОС – ОТВЕТ
42 Как правильно себя вести на раб
й
а оте с коллегой-мужчиной,
к которому вы испытываете
симпатию? Что делать, если вам предстоит
совместный проект? Два варианта развития
событий. Что сделать, чтобы выглядеть
на работе интересно, но в то же время поделовому,
как разнообразить свою рабочую
капсулу? Какую одежду можно носить дои
не скучным для окружающих вас людей,
но и вам самой было бы удобно? Запомните,
дома можно носить то, что нельзя носить
на работе, и этим стоит воспользоваться!
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Т.П. Бадя
ПРЕОДОЛЕВАЕМ БЫТОВУ
ЗАБЫВЧИВОС
работа с информацией)
Какие из ваших многочисленных дел на самом
деле дают максимальную отдачу при
небольшом усилии, а какие почти не приносят
результата? Что такое закон Парето
и как применить его в работе? Следствия
из закона Парето, которые важно запомнить
и обязательно учитывать. Как проанализировать
свою работу и выделить то, что было
сделано самого важного в течение рабочего
дня? Предлагаем вам использовать простой
и удобный алгоритм и желаем вам успехов
в работе!
ма, чтобы ваш образ был не только красивым 63 ВИЗОВАЯ ПОДДЕРЖКА ДЛЯ
СЕКРЕТАРЯ (Деловой английский
И.А. Блех
ВИЗОВАЯ ПОДДЕРЖКА Д
АРЯ (
язык для секретаря)
50 ПРЕОДОЛЕВАЕМ БЫТОВУЮ
ЗАБЫВЧИВОСТЬ (Эффективная
Как победить бытовую забывчивость раз
и навсегда? Почему мы забываем? Причины
бытовой забывчивости и способы развития
внимания. Упражнения, тренирующие
концентрацию внимания. Какие простые
упражнения помогут вам укрепить память?
Общие рекомендации по запоминанию.
Методы запоминания по модальностям.
Четыре типа восприятия информации:
визуальный, аудиальный, дискретный и кинестетический.
Определив свой тип модальности,
вы можете использовать самый действенный
метод запоминания!
55 ПРАВИЛО ПАРЕТО 80/20, ИЛИ КАК
НАУЧИТЬС
И.Н. Иголкина
АВИЛО ПАРЕТО 80/20
САМОМ ДЕЛЕ ВАЖНО В ВАШЕЙ
РАБОТЕ (Школа практической
психологии)
УЧИТЬСЯ ПОНИМАТЬ, ЧТО НА
Какие документы требуются для получения
британской визы? Как их правильно перевести
на английский язык? Каковы требования
к их оформлению? Продолжаем
знакомить вас со списком документов, который
опубликован на официальном сайте
гос услуг Великобритании. Образцы переводов
документов, характеризующих ваше
финансовое положение: выписка из банка
с текущим балансом, справка о зарплате,
справка по форме 2-НДФЛ, свидетельство
на право собственности, финансовый лицевой
счет. Будьте готовы к тому, что визовый
центр может потребовать от желающего получить
визу дополнительные документы!
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
М.М. Луговая
70 МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ СЕЗОНА
«ВЕСНА 20
МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ СЕ
«ВЕСНА 2015»
Какие модные тенденции предлагает нам текущий
весенний сезон? Какие оттенки будут
модными весной 2015 года? Модные фасоны
и стили одежды. Актуальные ткани и рисунки.
Каким будет стильное пальто этого
весеннего сезона? Модные платья, жакеты,
блузки, брюки и юбки. Обратите внимание:
в этом сезоне необычайно популярен
деловой костюм в мужском стиле! АктуальДополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
ная обувь и аксессуары. Используйте моду
для того, чтобы подчеркнуть свою индивидуальность
и добиться успеха!
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Е.Н. Кожанова
В MS OUTLO
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
80 ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ
В MS OUTLOOK
Один из вариантов хранения контактной
информации в электронном виде: создание
электронных визитных карточек в программе
Microsoft Outlook. Как создать собственную
визитную карточку и научиться
вставлять ее в электронные письма? Возможности
управления базой телефонов
и адресов, которые предлагает программа
Outlook. Как управлять своими контактами?
Работа с визитками вне Outlook. Обратите
внимание, что с помощью нехитрых действий
легко добиться того, что книга контактов
будет доступна вам всегда и везде!
90 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ№2
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
обратите внимание
на заметку
запишите важную
информацию
92 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ № 2
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
ПОЗДРАВЛЯЕМ ЖЕНЩИН
С 8 МАРТА!
ОЛЬГА ЩЕГОЛЕВА
ТРЕУГОЛЬНИК: ОН, ОНА
И РАБОТА
Те, кто превозносит женщин,
знают их недостаточно; те, кто
ругает, – не знает их совсем.
Пиго-Лебрен (1753–1835), французский
писатель
Стр.7
Поздравляем женщин
Александр Акимов,
заместитель генерального директора Межрегиональной общественной организации
«Московская ассоциация предпринимателей»
Так уж повелось, что сначала женщины поздравляют мужчин с праздником, а потом мужчины всеми силами пытаются
порадовать слабый пол. Каждый год мужская часть коллектива задумывается над вопросом: «Как отблагодарить
нашу прекрасную половину команды?» Этот год для нас особенный, так как в коллективе остались только
две представительницы прекрасного пола, поэтому мы начали заранее готовить им сюрприз. Нам повезло: мы
знаем, что наши коллеги любят животных, прогулки, отдых за городом, ну и, конечно же, цветы и сладости. Так что
мы подготовили для наших дам такой сюрприз: накануне праздника (6 марта) к началу рабочего дня мы украсим
их рабочие места и разместим на столах персональные почтовые ящики для поздравлений. В 8:30 в офис доставят
цветы: два больших букета разноцветных тюльпанов. Обед в этот день у нас будет проходить в офисе: привезут
два торта, которые при соединении образуют один с написанными на нем поздравлениями. А в день 8 Марта мы
пригласим наших женщин на романтическую загородную прогулку на лошадях. Очень надеемся, что нашим дамам
будет приятен такой сюрприз!
Виталий Колмаков,
помощник директора по информационно-технической работе Института нефти и газа
Сибирского федерального университета
Вечеринки, посвященные 23 Февраля и 8 Марта, в нашем коллективе принято отмечать в ресторанах
с заранее подготовленной развлекательной программой. Как показала практика, с успехом проходит
совместная вечеринка для мужчин и женщин – «Битва полов». Каждая кафедра института заранее готовит
свой номер-поздравление. На ура проходят песни почтенных профессоров, которые выступают в
забавных париках и костюмах. Мы с моим другом (заместителем директора института) уже несколько лет
подряд переделываем слова какого-нибудь известного песенного хита, потом записываем наш вариант
в студии звукозаписи и исполняем его под фонограмму. В прошлом году наша версия песни «Gangnam
style» исполнителя Psy произвела настоящий фурор на празднике, да такой, что все хотели скачать наш
вариант исполнения на свои мобильные телефоны. Кроме песни мы презентуем видеопоздравление
в виде нарезки из выступлений нашего президента, устраиваем забавные конкурсы и дарим призы.
С праздника все уходят веселыми, отдохнувшими и с новыми силами для рабочих будней.
Дмитрий Тютчев,
руководитель отдела продаж корпоративных продуктов,
ОАО БАЛТИНВЕСТБАНК
Март – время прихода весны, начало оттепели не только в природе, но и в сердцах мужской половины человечества!
На моем предыдущем месте работы женщин в коллективе было много, и на 8 Марта мы всегда дарили им
недорогие, но памятные и приятные подарки (например, серебряные подвески в виде цветов), а накануне праздника
утром создавали весеннее настроение в офисе, украшая его свежими цветами, и дарили букеты тюльпанов
нашим прекрасным дамам. Да, 8 Марта у нашего мужского коллектива всегда ассоциировалось с цветами, поэтому
дарить букеты именно из тюльпанов стало доброй традицией. Эти цветы – символ весны и весеннего настроения.
Другая хорошая традиция – организовывать фуршет из блюд, большую часть которых готовили мы сами, чем
всегда приятно удивляли и радовали наших коллег. Кроме того, в течение дня мы поздравляли наших женщин
стихами собственного сочинения, что вызывало у них улыбки, радость и другие положительные эмоции. А это для
нас очень ценно. Ведь, несмотря ни на какие катаклизмы в мире, мы, мужчины, радуемся жизни лишь тогда, когда
веселы и жизнерадостны вы, наши дорогие женщины!
Стр.8
с 8 Марта!
Иван Середкин,
руководитель отдела внедрения СЭД, ТАНАИС
В нашем коллективе работает много представительниц прекрасного пола. Мы очень ценим, любим и
уважаем наших женщин, поэтому празднуем этот день вместе с ними.
Поздравление коллег с праздниками связано с традициями, которые сформировались еще с
момента создания компании. Так сложилось, что большую часть руководящего состава и коллектива
составляют люди, непосредственно связанные с вооруженными силами. А как вы знаете, военные
тепло и заботливо относятся к представительницам прекрасного пола. Мы используем классическую
беспроигрышную формулу поздравления – цветы, шампанское и конфеты. Наши коллеги расцветают
еще больше с приходом весны, а мы дарим им весенние улыбки, поздравления, уважение,
поддержку и опору.
Михаил Мальцев,
руководитель интернет-проектов
Однажды я наблюдал, как заметно погрустневшая сотрудница одной компании, выходя из офиса, смущенно
выбросила подарок, полученный ею на 8 Марта от слишком экономного руководства, прямиком в мусорный
бак. Принести этот подарок домой ей было просто стыдно. Кстати, стыдно за ее руководство в этот момент
было даже мне, несмотря на то, что я в этой компании не работал. Не допускайте таких оплошностей, ведь
такой праздник – не лучший повод для экономии.
А самые теплые мои воспоминания связаны с зарождением прекрасной корпоративной традиции – придумывать
индивидуальные подарки для каждой девушки, работающей в нашем офисе. Если у вас небольшой
коллектив, возьмите это на заметку! Подарок, учитывающий индивидуальность и характер каждой представительницы
прекрасного пола, придумать не так просто. Но, поверьте, результат превзойдет любые ожидания.
Когда ваши коллеги с удивлением обнаружат, что подарки подобраны персонально для каждой из них, их
захлестнет море положительных эмоций, которые передадутся и вам. А ведь в этом, в частности, и заключается
смысл большинства праздников!
Например, отличный подарок для веб-дизайнера – интересная книга, посвященная дизайну или созданию
артбуков. Для женщины, которая много времени посвящает детям, подойдет набор киндер-сюрпризов. Если
девушка коллекционирует мягкие игрушки – подарите ей забавного плюшевого зверя. Здесь главное – соблюдать
два правила: подарки должны быть для всех разными, но стоить примерно одинаково.
Юрий Болдов,
специалист по подбору и адаптации персонала, Enter
Каждый Международный женский день в нашей компании проходит совершенно по-новому.
В прошлом году 8 Марта было организовано таким образом: с самого утра, заходя в офис, женщины
попадали на красную ковровую дорожку, вдоль которой стояли преданные поклонники, они же –
мужская часть коллектива, дам фотографировали, словно кинозвезд, дарили им цветы и вручали
бокалы с шампанским. На ресепшене мы установили вазу для визиток, чтобы в конце дня устроить
лотерею. Так было положено начало всевозможным конкурсам в честь нашей прекрасной половины
офиса, о которых было объявлено на корпоративном портале. Это были конкурсы на лучшее
поздравление от мужчин, лучшую фотографию с преобладающим розовым цветом, лучшее селфи
дня. А в соцсетях мы провели конкурс на лучшее стихотворение со словами «Enter» и «женщина»,
в котором участвовали клиенты компании. В качестве подарков для всех конкурсов и лотереи с
визитками мы вручили нашим победителям подарочные сертификаты в одну из известных имиджлабораторий.
Стр.9