№ 1, 2015
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-СЕКРЕТАРИАТ
Зайцева Н.А.
6
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ СРЕДИ
ВАШИХ КО
ВАШИХ КОЛЛЕГ «ПЕССИМИСТЫ»,
«НЫТИКИ» И «НЕГАТИВЩИКИ»?
Как общаться с вечно недовольными
и пессимистично настроенными сотрудниками,
если они работают бок о бок с вами?
Типы негативных людей. Как себя с ними
нужно вести, чтобы не пострадало ваше
психологическое здоровье? Кто такие
«строители воздушных бараков»? Негативное
поведение сотрудника можно скорректировать
и сделать его хотя бы нейтральным.
Даем советы по взаимодействию
с трудными коллегами. Помните, что каждый
из нас может и должен сделать свой
вклад в избавление от пессимистических
настроений и создание комфортного морально-психологического
климата в коллективе!
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Кожанова
Е.Н.
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
30 ПРИЗНАНИЕ ГРАЖДАНСКОПРАВОВОГО
ДОГОВОРА
Андреева В.И.
АЖДАНСК
ТРУДОВЫМ
Продолжаем цикл обучения кадровому делопроизводству.
Вас ждут 12 новых тем и заданий.
По окончании курса все активные
участники, правильно выполнившие задания,
получат сертификат журнала. На первом занятии
вы получите ответы на следующие вопросы:
по каким наиболее существенным
признакам различаются трудовые и гражданско-правовые
договоры? Какие изменения
внесены в ТК РФ с 01.01.2014 для устранения
нарушений, допускаемых работодателями,
подменяющими трудовой договор гражданско-правовым?
Какая ответственность
налагается на работодателей за подмену трудового
договора гражданско-правовым? Может
ли заказчик работ, заключивший с гражданином
гражданско-правовой договор, сам
признать его трудовым?
18 ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ Р
ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
А ПЕРСОНАЛЬНЫ
Как организовать работу с персональными
данными секретарю, который выполняет
на предприятии функции кадровика?
Правовая база по вопросу о персональных
данных. Какие действия предполагает
организация работы с персональными
данными? Назначение ответственных лиц.
Пример обязательства о неразглашении.
Положение о персональных данных.
Оформление согласия работника на обработку
его персональных данных. При любых
сомнениях в правомерности своих
действий обращайтесь к нормативным документам!
2
37
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И АРХИВНЫЙ
ФОНДЫ ОРГ
Янковая В.Ф.
ФОНДЫ ОР АНИЗАЦИИ
АЛЬНЫЙ И АР
Мы начинаем новый обучающий цикл, посвященный
текущему хранению документов
в организации. Курс рассчитан на 12 занятий
(тем), каждое из них включает теорию
и практическую часть с тестами, ответы
на которые нужно отправлять в редакцию.
По окончании курса все активные участники
получат сертификат журнала. На первом
занятии вы познакомитесь с документальным
и архивным фондами организации, основными
cпособами хранения документов,
функциями архива организации. Успешного
вам обучения!
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №1 2015
ВОПРОС – ОТВЕТ
44 Если сотрудника увольняют по
льняют по окончании
срока действия трудового договора, то через
какое время ему нужно устроиться на работу,
чтобы трудовой стаж считался непрерывным?
Чем нежелательно прерывание трудового
стажа? Имеют ли право сокращать
работника, который является единственным
кормильцем в семье? Обязаны ли все работодатели
соблюдать нормы СанПиНов? Вы
думаете обо всем и сразу? Как справиться
с многозадачностью, все успеть и сохранить
при этом душевное спокойствие? Как выглядят
«платья для свиданий»? Какую подобрать
обувь к зимней одежде (с учетом гололеда
и офисного дресс-кода)?
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Бадя Т.П.
А
но ли быть хорошей для всех? Профессиональная
и личная эффективность: от чего
они зависят? Соотношение между личными
и профессиональными навыками. Какие
профессиональные навыки могут вам пригодиться
в личной жизни? Совершенствуйте
свои умения, и тогда то, что когда-то казалось
вам сложным, постепенно будет становиться
привычным и простым!
67 УЛУЧШАЕМ НАВЫКИ УСТНОГО
ПЕРЕВОДА И ОБЩЕНИЯ
Блех И.А.
ПЕРЕВОДА
СТ
С ИНОСТРАННЫМИ ПАРТНЕРАМИ
С ПОМОЩЬЮ ВОЛОНТЕРСТВА
(Деловой английский язык для
секретаря)
54 «ВИТАМИНЫ ДЛЯ МОЗГА»: КАК
ВЕРНУТЬ РАБОТОСПОСОБНОСТЬ ВЕРНУТЬ РА
ЗА ПЯТЬ ДНЕЙ (Эффективная работа
с информацией)
Как привести свой интеллект в тонус после
новогодних праздников? Можно ли справиться
с этой задачей за несколько дней?
Предлагаем вам пятидневную программу
по возвращению работоспособности. Каждый
день мы будем тренировать один навык.
Какое упражнение поможет вашему мозгу
пробудиться ото сна? Как укрепить память?
Синхронизация работы полушарий: упражнение
«Юлий Цезарь». Тренируем внимание
и заботимся о своем теле. Желаем вам удачного
начала рабочего года!
59 ЧЕМ ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
ОТЛИЧАЕТ
Иголкина И.Н.
ЧЕМ ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВ
ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ? (Школа
практической психологии)
Что такое эффективность и кто ее определяет?
Формула эффективности. МожГде
начинающему специалисту приобрести
опыт применения иностранного языка? Какое
отношение к этому имеет понятие pro
bono? Места, где можно потренироваться
в устном переводе. Организации, в которых
востребован письменный перевод, выполненный
переводчиками-волонтерами. Сайты
ООН, Greenpeace и Global Voices. Чем
вам может помочь проект Coursera?
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
Денисова И.В.
74 ЭЛЕГАНТНОСТЬ В ХОЛОДНЫЙ
СЕЗОН
АНТНОСТЬ В ХОЛОД
Театр начинается с вешалки, а имидж административного
помощника – с верхней
одежды. На что вам нужно обратить особое
внимание в холодное время года? Виды
элегантных пальто. Являются ли шуба
и дубленка элегантными предметами
одежды? Костюмы для холодного сезона.
Головные уборы, перчатки, сумки и другие
аксессуары. Какую зимнюю обувь можно
считать элегантной? Правила сочетаемости
аксессуаров с верхней одеждой. Зимний
дресс-код для корпоративного мероприятия
Дополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Ключко Н.В.
КОРРЕСПО
EXCEL 2010
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
84 ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА РЕГИ4 ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В MS OFFICE
Как возможности таблиц в MS Offi ce Excel
2010 позволяют комфортно работать с журналами
регистрации? Сортировка данных
журнала регистрации писем. Что нужно
сделать для простой сортировки? Многоуровневая
сортировка. Какими способами
можно ее включить? Команда Пользовательская
сортировка и вкладка Данные,
группа Сортировка и фильтр. Как работает
многоуровневая сортировка? Создание настраиваемого
списка. Как выглядит результат
пользовательской сортировки по видам
документов?
90 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ№12
94 ОТВЕТЫ НА ЗАДАНИЯ
ПРАКТИКУМА
АКТИКУ
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
обратите внимание
на заметку
92 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ № 12
запишите важную
информацию
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
Н.А. ЗАЙЦЕВА
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ СРЕДИ
ВАШИХ КОЛЛЕГ «ПЕССИМИСТЫ»,
«НЫТИКИ» И «НЕГАТИВЩИКИ»?
Пессимист — это человек,
который жалуется на шум, когда
к нему в дверь стучится удача.
Оскар Уайльд (1854–1900), английский
философ, эстет, писатель, поэт
Стр.7
PRO-Секретариат
среди ваших коллег
Что делать, если
«пессимисты», «нытики»
и «негативщики»?
В
6
любом коллективе есть люди, которые всегда чем-то недовольны
и считают своим долгом обсудить это с коллегами – от политики
и макроэкономики до решений руководства компании и уровня заработной
платы; есть и те, кто не выражают свой негатив открыто,
но в их оценках той или иной ситуации так или иначе преобладают
пессимистические настроения. Общаться с подобными сотрудниками не очень
комфортно, но что делать, если они работают бок о бок с вами? Давайте сначала
разберемся в особенностях поведения каждого из типов негативных людей,
а затем определим, как себя с ними нужно вести, чтобы не пострадало
ваше психологическое здоровье.
Строители воздушных бараков
Так назвал пессимистов Л.Л. Левинсон*. В общепринятом понимании
пессимист – это тот, кто мрачно смотрит на жизнь и не верит
в светлое будущее, склонен во всем видеть плохое. В Большом энциклопедическом
словаре дается такое определение пессимизму:
(от лат. pessimus – наихудший, самый скверный) – представление
о том, что в мире преобладает негативное начало (хаос, зло и т. п.);
настроения безысходности, неверия в будущее и т. п.
Н.А. ЗАЙЦЕВА,
д-р экон. наук,
проф., бизнес-тренер
компании «Ораторика»
© Н.А. Зайцева, 2015
Высказывания пессимиста в коллективе сводятся к тому, что, образно
говоря, в большинстве случаев «стакан наполовину пуст» и что нет
причин радоваться, хотя оптимист про это же событие скажет: «Стакан
наполовину полон» и «Нет повода для печали».
* Левинсон Леонард Луис (1905–1974) – американский писатель.
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.8
Справочник секретаря и офис-менеджера • №1 2015
Любой пессимист имеет склонность усматривать во всем дурную
сторону, рисовать будущее в мрачном свете. А если так, то и не стоит
что-то предпринимать, «гореть на работе», так как все может измениться:
руководство поменяет формулировку задания, начальник будет
в плохом настроении и поэтому все равно не оценит проделанную
работу по достоинству и т. д. и т. п.
При этом пессимисты приводят множество доводов в пользу того,
что будущее будет непременно негативным. Это могут быть примеры
из собственной жизни (например, «вот у меня на прошлой работе
тоже так же было: работал, работал над проектом, пришел
новый начальник, и все пришлось переделывать по-новому»), примеры
из опыта других компаний или известных личностей (например,
«в компании “АВС” тоже была похожая ситуация и чем все закончилось?
Компания обанкротилась»). У каждого пессимиста свой
набор приемов и примеров убеждения коллег в том, что ничего хорошего
ждать от этой работы (жизни в этой стране, в этом городе
и т. д.) не стоит.
Елену, бухгалтера в компании по продаже мебели, в коллективе часто
называли пессимисткой. Все, что она обсуждала с коллегами, было
окрашено в мрачные тона. Так как она была старше остальных
сотрудников предприятия, то это давало ей право говорить: «вот поживете
с мое, увидите, что ничего хорошего вас не ожидает». Постепенно
сотрудники начали игнорировать Елену, и она осталась в одиночестве.
Желающие обсудить с ней какую-либо проблему, как правило, были
из числа новичков, которым «старожилы» быстро объясняли, что
к чему. В итоге Елена приняла решение уволиться из компании, где
ее «не понимают».
Из этого примера видно, что пессимистам живется непросто.
Их можно понять и даже пожалеть, но не стоит позволять им «выливать»
на вас свой негатив. Вы всегда можете найти повод уйти
от разговора с пессимистом, пытающимся вовлечь вас в свой мрачный
мир. Если же это невозможно (например, пессимист – ваш непосредственный
начальник), то начинайте искать новую работу.
Важнее сохранить здоровье и позитивный настрой, получая удовольствие
от общения с коллегами и руководством, чем иметь стабильную
и, возможно, хорошо оплачиваемую работу, но на которую
утром «ноги не идут».
Есть хорошее выражение о том, что «пессимист – это человек, который
на серебряном подносе не ожидает найти ничего, кроме пятна»*.
* Это меткое выражение принадлежит американскому писателю Франклину П. Джонсу
(1939–2008).
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
7
Стр.9