№ 7, 2014
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-СЕКРЕТАРИАТ
Зайцева Н.А.
6
КАК РАБОТАТЬ
ПОД РУКО
ПОД РУКОВОДСТВОМ
ПРОБЛЕМНОГО НАЧАЛЬНИКА?
Что делать, если ваш руководитель оказался
проблемным человеком? Основные виды
проблемных руководителей и особенности
работы под их началом. С кем вы работаете:
с человеком-сюрпризом, волшебником,
благодетелем, а может быть, с перфекционистом?
Какие ошибки объединяют всех
проблемных руководителей? Рекомендации
по поведению с ними в различных ситуациях.
Работая с проблемным руководителем, каждый
решает сам, оставаться ли на этом рабочем
месте или уходить. Только не пытайтесь
изменить самого руководителя и не забывайте
о своих интересах и личных целях!
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Кожанова Е.Н.
ДОКУМЕНТ
На какие кадровые документы при проведении
аудита комиссии необходимо обратить
особое внимание? Кадровые журналы, ведение
которых обязательно. Как и какими документами
оформить подведение итогов
проверки? Пример шаблона акта о проведении
проверки и акта приема-передачи кадровой
документации. Какую информацию
на заключительном этапе работы комиссии
должен получить руководитель организации?
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
28 ОСОБЕННОСТИ ПРЕКРАЩЕНИЯ
СРОЧНОГО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Андреева В.И.
С БЕРЕМЕННОЙ ЖЕНЩИНОЙ
О
14 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
АНИЗАЦИЯ ВНУТРЕН
Как правильно организовать внутренний документооборот?
Это не менее важно, чем
наладить работу с входящими и исходящими
письмами. Основные виды внутренней
документации, вопросы внутренней
пе реписки, унификации форм и правил работы
с документами. Операции, которые
производятся над внутренними документами
в организации. Пример приказа о назначении
ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях. Как предотвратить
потерю документов?
2
2
21 КОГДА УХОДИТ СЕКРЕТА
П
Наделяева И.И.
ПРИЕМ И П
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА КАДРОВЫХ
ДОКУМЕНТОВ
АРЬ:
Какие виды трудовых договоров предусмотрены
ТК РФ в зависимости от срока их действия?
На какой срок может быть заключен
срочный трудовой договор? Случаи, когда
работодатель должен заключить с работником
срочный трудовой договор. Прекращение
срочного трудового договора. В каком
случае срочный трудовой договор должен
быть продлен по заявлению работника?
Каковы особенности прекращения срочного
трудового договора с беременной женщиной?
Гарантии беременной женщине при
прекращении срочного трудового договора
35 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ. СЛУЖЕБНАЯ
Янковая В.Ф.
ДОКУМЕНТ
ЗАПИСКА
Характерные особенности внутренней переписки.
Оформление служебных записок.
Кто может быть автором служебной записки?
Может ли служебная записка составляться
на бланке письма организации, используемом
для переписки с другими организациями?
Какие реквизиты не используются при
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
АЩ
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №7 2014
ее оформлении? Шаблон служебной записки.
Является ли регистрация служебных записок
обязательной? Указывается ли в служебной
записке название вида документа? Какая дата
является датой служебной записки?
ВОПРОС-ОТВЕТ
42 Как правильно уходить в отпуск? Составляем
подробную памятку. Выключать ли на отдыхе
мобильный телефон? Как гармонично
влиться в рабочий процесс? При организации
поездки самая затратная часть – покупка
авиабилетов. Есть ли какие-то секреты,
как уменьшить расход на эту часть бюджета
путешествия? Как одеться, если днем
вы идете на работу, а вечером на свидание?
Приемы быстрой смены образа. Судя
по фотографиям в модных журналах, сейчас
принято обходиться без колготок и чулок.
Но правила офисного дресс-кода предписывают
обратное. Как быть? Как лучше одеваться
в командировке и что брать с собой?
Есть ли национальные особенности делового
стиля в одежде или он универсален?
ус
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Бадя Т.П.
ИЛИ КАК П
О ВНИ
РАССЕЯННОСТЬ (Эффективная
работа с информацией)
61 Л ИЧНОЕ ПРОСТР
РУКОВОДИ
Иголкина И.Н.
ЧНОЕ ПРОСТРАНСТВО
РУКОВОДИТЕЛЯ (Школа
практической психологии)
КОВО
В некоторых ситуациях даже то, насколько
близко люди подходят друг к другу, имеет
большое значение. Что собой представляет
пространство вокруг нас? Четыре
пространственных зоны. Какая зона лучше?
Как выбрать правильный подход к начальнику
и когда следует остановиться, чтобы
не подойти к нему слишком близко? Психологическая
дистанция как она есть. Как
дистанция между вами и руководителем
отражается на вашей работе и вашем самочувствии?
Запомните, что без лишней необходимости
никогда нельзя вторгаться в интимную
зону постороннего человека!
69 АВТОЛЕДИ ЗА РУБЕЖОМ (Деловой
английский язык для секретаря)
Блех И.А.
АВТОЛЕДИ ЗА РУБЕЖОМ
английский яз
56 СЕКРЕТЫ КРЕПКОГО ВНИМАНИЯ,
ИЛИ КАК ПОБЕДИТЬ
Внимательный ли вы человек или рассеянный?
Пройдите тест, который поможет
определить ваш уровень концентрации внимания.
Можно ли избавиться от невнимательности?
Каковы ее причины? Рассмотрим
самые распространенные причины невнимательности
офисных работников и методы
нейтрализации негативных факторов.
Упражнение «УРА: Утренняя Разминочная
Аббревиатура» как быстрый и легкий способ
взбодриться и активизировать мозг. Используйте
советы и упражнения из этой статьи,
и вскоре ваше внимание значительно
улучшится!
Какими документами регулируется ситуация
с водительскими удостоверениями
на международном уровне? Во всех ли странах
действует международное водительское
удостоверение? В какой стране вы будете испытывать
наибольшие трудности с пониманием
дорожных знаков и сигналов? Самое
главное о прокате автомобилей. «Проблема
коробки передач». Небольшой словарик бытовой
лексики на автомобильную тематику.
Пусть ваши впечатления о зарубежной поездке
будут только самыми благоприятными!
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
Луговая М.М.
76 МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ СЕЗОНА
«ЛЕТО 201
МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ СЕ
«ЛЕТО-2014»
Как найти баланс между актуальным летним
образом и строгим деловым стилем?
Составляем идеальный летний гардероб
для выезда на природу, свидания, прогулки
и повседневной жизни. Модные оттенки
и силуэты. Актуальные деловые платья,
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
модные сарафаны, брюки, юбки и другие
детали летнего гардероба
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Рахманова А.А.
АБОТЫ ЗА
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
86 СЕМЬ ПРАВИЛ ЭФФЕКТИВНОЙ
РАБОТЫ ЗА КОМПЬЮТЕРОМ
АВИЛ ЭФФЕКТИ
Как выглядит рабочий стол среднестатистического
офисного сотрудника? А рабочий
стол сотрудника, который ценит свое время
и эффективно работает за компьютером?
Причина, по которой не стоит захламлять
рабочий стол ненужными файлами и папками.
Как содержать файлы и папки на жестком
диске в порядке и постоянно его поддерживать?
Используйте в работе сочетания
клавиш быстрого доступа и специальные
программы. Метод слепого десятипальцевого
набора текста. Цените ваше время на пути
к несомненному успеху!
92 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ№6
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
обратите внимание
на заметку
запишите важную
информацию
94 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ № 6
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
Н.А. ЗАЙЦЕВА
КАК РАБОТАТЬ
ПОД РУКОВОДСТВОМ
ПРОБЛЕМНОГО НАЧАЛЬНИКА?
Если начальник не делает нам
зла, то это уже немалое благо.
Бомарше (1732–1799), знаменитый
французский драматург и публицист
Стр.7
PRO-Секретариат
под руководством
Как работать
проблемного начальника?
Д
Н.А. ЗАЙЦЕВА,
д-р экон. наук,
проф., бизнес-тренер
компании «Ораторика»
Станислава, начальник департамента продаж, очень любила устраивать
неожиданные проверки деятельности подчиненных и часто практиковала
возвращение на работу из командировок, с совещаний и деловых встреч
гораздо раньше запланированного времени. Сотрудники департамента,
хорошо зная эти особенности своего руководителя, стали заранее
готовиться к ее появлению и умело создавать иллюзию «кипучей
работы». В итоге Станислава дополнительно тратила свое личное время
на проверки и видела лишь умелую игру своих подчиненных, принимая
все за «чистую монету».
Что делать, если ваш руководитель такой? Во-первых, необходимо
© Н.А. Зайцева, 2014
6
ясно и четко ответить себе на вопрос: есть ли какие-то весомые причины,
по которым вы должны все это терпеть? На мой взгляд, таких причин
в реальности не может быть. Но если вы по каким-то причинам все же
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
умаю, что каждому из нас хотя бы раз в жизни, а многим гораздо
чаще, приходилось работать под руководством начальника, которого
по тем или иным причинам можно отнести к категории проблемных.
Рассмотрим основные виды проблемных руководителей
и особенности работы под их началом.
Человек-сюрприз
Такие руководители как будто прочитали высказывание Генри Форда
и следуют ему по жизни: «Не позволяйте жить слишком спокойно
тем, кто у вас работает. Не давайте им прочно обосноваться. Всегда
поступайте противоположно тому, чего они от вас ожидают. Пусть все
время тревожатся и оглядываются через плечо».
Руководители этого вида всегда держат подчиненных в состоянии
неуверенности в правильности своих действий и ожидании постоянных
проверок. Таким образом, они посягают на одну из базовых, основных
потребностей любого человека – потребности в безопасности.
Стр.8
Справочник секретаря и офис-менеджера • №7 2014
не допускаете для себя возможности риска смены работы, то не остается
ничего другого, кроме как приспособиться к такому стилю управления.
Попытайтесь понять, ради чего руководитель проводит проверки.
Он хочет видеть вас всегда на рабочем месте? Или же его интересует, что
именно вы успели сделать за его отсутствие? И в первом, и во втором
случае вам поможет планирование рабочего дня или хотя бы планирование
того времени, в течение которого отсутствует ваш руководитель.
Например, вы можете запланировать небольшие отлучки с рабочего
места для того, чтобы отнести документы в другой отдел, обсудить
с кем-либо из коллег тот или иной производственный вопрос и т. д.
При необходимости вы можете этот план согласовать и с руководителем.
Единственная сложность – соблюдать план и контролировать время,
отведенное на выполнение тех или иных видов работ (совет: по возможности
закладывайте время «с запасом»).
Другой разновидностью «человека-сюрприза» являются руководители,
которые по разным причинам часто меняют «правила игры»,
и прежде всего это касается постановки задачи подчиненному.
Первоначально задача может выглядеть так, а после обеда в нее уже
вносятся коррективы (теперь это не делаем, а делаем другое или подругому),
а когда задача к утру уже выполнена, то оказывается, что
не стоило торопиться, т. к. надо было ждать изменений от кого-либо
(вышестоящей организации, партнера по бизнесу и т. д.).
К сожалению, определенных рецептов по подобным ситуациям дать
невозможно: если изменения в задаче действительно связаны с факторами
внешней среды, то сложно прогнозировать, когда и какую работу
надо будет переделывать. В случаях, когда изменения в работе связаны
только со стилем управления самого руководителя, нужно либо
к нему приспособиться, либо искать другую работу.
Волшебник
Назовем так руководителей, которые ставят перед подчиненными
заведомо невыполнимые задачи. Невыполнимой задача может быть
по двум причинам: непонятно, что именно надо сделать («пойди туда,
не знаю куда, и принеси то, не знаю что»), или у вас нет всех необходимых
ресурсов для ее выполнения (времени, информации, материальных,
трудовых ресурсов и т. д.).
Татьяне, секретарю директора ИТ-компании, постоянно приходится
выполнять задания со сроком исполнения «еще вчера». Все задания
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
7
Стр.9