№ 7, 2015
Редакционная кол ле гия
В.И. Андреева –
научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового
права и права социального обеспечения
Российской академии правосудия
Е.В. Богданова –
главный редактор Издательского дома МЦФЭР
Л.М. Вялова –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государственного гуманитарного университета
В.П. Козлов –
д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного
университета
М.В. Ларин –
д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД
Н.С. Медведева –
руководитель аппарата генерального директора
ЗАО «МЦФЭР»
Л.В. Санкина –
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения
Россий ского государст венного гуманитарного университета
Стр.3
PRO-CЕКРЕТАРИАТ
Шурыгина Д.А.
6
ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК
РУКОВОДИ
РУКОВОДИТЕЛЯ: ТРЕБОВАНИЯ
РАБОТОДАТЕЛЕЙ И ЗАРПЛАТНЫЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Для успешной работы на должности личного
помощника руководителя требуется редкое
сочетание профессиональных и личных
качеств. Что в себя включает функционал
личного помощника? Кого ищут работодатели?
Портрет идеального соискателя.
На какую зарплату помощники руководителей
могут рассчитывать сегодня? Карьера
личного помощника руководителя
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Кожанова Е.Н.
ДОКУМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ
ные с продолжительностью рабочего времени
при работе по совместительству?
Сверх урочная работа и направление совместителей
в командировки. Как определяется
размер оплаты труда лиц, работающих
по совместительству?
29 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
Как правильно сформировать дело? Основные
правила. Группировка в дела отдельных
комплексов документов. Существуют ли
ограничения по минимальному объему дела
(в листах)? Оформление обложки дела. Какие
сведения не указываются на обложке дела
в момент его заведения?
Янковая В.Ф.
АВИЛА ФОРМИРОВАН
К
ВОПРОС-ОТВЕТ
14 ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
ЧА ЭЛЕКТРОННЫ
Как передать электронные документы (ЭД)
в архив организации? Составляем опись
единиц хранения электронных документов.
Прием ЭД в архив. Документы для фиксации
учетных данных в архиве. Книга учета
поступления и выбытия ЭД. Как правильно
уничтожить ЭД?
ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
СЕКРЕТАРЯ
Андреева В.И.
22 ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
С СОВМЕСТ
С СОВМЕСТИТЕЛЯМИ
Продолжительность рабочего времени при
работе по совместительству. В каких случаях
не применяются ограничения, связан2
36
Какие этапы подготовки необходимы, чтобы
организовать самостоятельное путешествие?
Какие модные вещи и аксессуары
можно использовать летом в рабочем гардеробе?
Какие аксессуары (шляпки, шарфы,
платки, бижутерия) будут доминировать
в новом сезоне? В моде ли сейчас короткие
женские носочки, например белые, которые
можно носить с туфлями? Какая цветовая
гамма будет актуальна летом 2015 года?
б
СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Бадя Т.П.
ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕН
СТРЕССА (Эф
с информацией)
46 ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ БЕЗ
СТРЕССА (Эффективная работа
Человек, выступающий перед аудиторией,
встречается лицом к лицу со своим главным
врагом – страхом. Каковы причины
страха публичных выступлений и какими
способами можно его побороть? Как сниДополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.4
Справочник секретаря и офис-менеджера • №7 2015
зить уровень стресса во время выступления?
Упражнения для преодоления стресса
на уровне тела, эмоций и мышления.
53 МНИТЕЛЬНОСТЬ, РАНИМОСТЬ
И ОБИДЧИВОСТЬ – КАК ОТ
Иголкина И.Н.
И ОБИДЧИ
АНИМ
ЭТОГО ИЗБАВИТЬСЯ? (Школа
практической психологии)
Коллектив – это очень странный организм.
Сегодня он любит одних, а завтра
может начать их ненавидеть и любить
других. Каких людей не любят в коллективе?
Что делать, если вам кажется, что
вас кто-то ненавидит? Как стать «своим»?
Негативные качества характера, которые
необходимо уметь в себе распознавать
и вовремя останавливать, чтобы они
не навредили вашей карьере. Как избавиться
от ненужной ранимости и обидчивости?
62
GOBBLEDYGOOK В АНГЛИЙСКОЙ
РЕЧИ (Деловой английский язык
Блех И.А.
РЕЧИ (Д
ЛИ
для секретаря)
Многие из вас прилагают огромное количество
усилий, чтобы в должной мере овладеть
английской бизнес-лексикой. Что делать
если некоторые фразы и выражения
ставят вас в ступор, заставляя усомниться
в своих профессиональных знаниях? Что такое
Gobbledygook? Cтолкнувшись с таким
явлением, как Gobbledygook в чужой речи,
не стоит пугаться и сомневаться в своих
знаниях. Самое главное – помнить, что
в длинной запутанной фразе содержится короткое
информативное сообщение, которое
необходимо научиться вычленять, отбросив
все лишнее!
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Андреева В.И.
68 ЗАПРЕЩЕНИЕ ДИСКРИМ
ЗАПРЕЩЕНИЕ ДИСКРИМИНАЦИИ
ПРИ ПРИЕМ
ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ ЖЕНЩИН
В чем проявляется незаконная дискриминация
при приеме на работу женщин? Дискриминация
по месту жительства и отказ
в приеме на работу женщине по причинам
ее беременности или наличия детей. Законный
отказ в приеме на работу на основании
отсутствия у претендента необходимых деловых
качеств. Оформление заявления с требованием
сообщить причину отказа в заключении
трудового договора. Как выглядит
письменный отказ в приеме на работу?
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Басманова Э.Б.
МОРЕПРОДУКТЫ, РЕДКИ
И ЭКЗОТИЧЕСКИЕ ПЛОДЫ:
ПРАВИЛА ЕДЫ
76 МОРЕПРОДУКТЫ, РЕДКИЕ БЛЮДА
И ЭКЗОТИ
Омары, улитки или спаржа не относятся
к тем продуктам, которые мы называем ежедневной
пищей. Но как их правильно употреблять?
Это требует владения специальными
приборами и определенных навыков,
которым необходимо учиться отдельно.
Для современных молодых людей, желающих
стать успешными в профессии и в жизни,
важно знать правила столового этикета
и уметь ориентироваться в любой ситуации
застольного общения!
КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕ
Луговая М.М.
82 МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ НА ЛЕТО
2015 ГОДА
МОДНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ НА
2015 Г
Как сделать так, чтобы и в офисе оставаться
деловой леди, и в повседневной жизни
или на отдыхе быть стильной и красивой?
Продолжаем изучать модные тенденции
этого лета. Какая обувь актуальна этим летом?
Модные сумочки. Как сделать актуальные
прическу и макияж? Модные тенденции
в маникюре и педикюре. Желаем
вам удачного летнего перевоплощения
и найти свой стиль как в деловой одежде,
так и в одежде для свободного времяпрепровождения!
Дополнительную
информацию читайте на www.sekretariat.ru
3
Стр.5
Содержание
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Артонкина Н.В.
86
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
6 ПОЛЕЗНЫЕ ФУНКЦИИ M
УНКЦИИ MS WORD
Программа MS Word содержит очень много
разнообразных полезных «фишек», о которых
мы и расскажем в нашей статье. Быстрый
запуск Word. Изменение масштаба
с помощью мыши. Горячие клавиши MS
Word. Как преобразовать текст в таблицу
и наоборот? Поиск и замена текста. Как сделать
рамки и штамп по ГОСТу в Microsoft
Word?
91 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
93 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗА
ИЗ № 6
Для более удобной работы
со статьями редакция журнала
«Справочник секретаря и офисменеджера»
вводит следующие
условные обо зна че ния:
обратите внимание
ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
ИЗ№6
на заметку
запишите важную
информацию
типичная ошибка
вопрос
пришлите
ответ на задание
читайте на портале
PRO-Секретариат
4
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.6
ДАРЬЯ ШУРЫГИНА
ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК
РУКОВОДИТЕЛЯ: ТРЕБОВАНИЯ
РАБОТОДАТЕЛЕЙ И ЗАРПЛАТНЫЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Никогда не пробьется наверх тот,
кто не делает того, что ему
говорят, и тот, кто делает не
больше того, что ему говорят.
Дейл Брекенридж Карнеги (1888–1955),
американский педагог, психолог,
писатель
Стр.7
PRO-Секретариат
Личный помощник
руководителя:
требования работодателей
и зарплатные предложения
П
© Д. Шурыгина, 2015
6
озиция личного помощника руководителя является весьма популярной
среди соискателей: согласно статистике рекрутингового
портала Superjob.ru в среднем по России на одну вакансию приходится
35 резюме. Интерес кандидатов к этой позиции неудивителен:
зарплатные предложения превышают среднее предложение
для административного персонала почти в два раза. Однако личным помощником
может стать далеко не каждый: для успешной работы на этой позиции
требуется редкое сочетание профессиональных и личных навыков.
Должностные обязанности
Функционал личных помощников можно условно разделить
на три блока.
Первый блок – это общеадминистративные обязанности, такие
как встреча посетителей, организация совещаний и деловых поездок,
визовая поддержка и т. п. Второй блок задач связан с поддержкой профессиональной
деятельности руководителя.
Дарья ШУРЫГИНА,
старший аналитик
Исследовательского
центра Superjob.ru
В него входят: протоколирование совещаний, контроль выполнения
принятых решений и поставленных задач, ведение деловой переписки,
подготовка аналитических и справочных материалов. Этот блок задач
является критически важным, т. к. именно он отличает личного помощника
от секретаря, занимающегося исключительно административной поддержкой.
Третий блок задач емко определяется словами «выполнение личных
поручений руководителя».
Личные поручения могут быть самыми разными – от заказа авиабилетов
на всю семью до поиска детского садика для ребенка. Здесь крайне
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
Стр.8
Справочник секретаря и офис-менеджера • №7 2015
важны личные качества персонального ассистента: тактичность, умение
хранить конфиденциальную информацию.
Портрет работодателя
Почти половина всех вакансий для личных помощников, размещенных
на портале Superjob.ru, приходится на Москву и Санкт-Петербург.
Спрос на данную позицию наблюдается как со стороны крупного, так
и со стороны малого бизнеса.
Среди всех вакансий для личных помощников 37% приходится на компании
с численностью сотрудников до 100 человек, 27% – на компании
с численностью 100–500 человек, остальные 36% вакансий разместили
крупные компании с численностью более 500 человек.
Через кадровые агентства размещены 14% вакансий для личных помощников
(для сравнения: в среднем всего 9% вакансий для административных
работников размещается через кадровые агентства).
Это подчеркивает тот факт, что, несмотря на высокий конкурс, найти
подходящего кандидата на данную позицию непросто.
В 29% вакансий указана возможность рассмотрения кандидатов
из других регионов.
В Москве этот показатель заметно ниже – 17%. При этом на другие
административные позиции московские работодатели рассматривают
иногородних кандидатов чаще (30% вакансий).
Портрет соискателя
87% претендентов на позицию личного помощника – женщины,
средний возраст – 30 лет. Следует отметить, что популярный прежде
миф о востребованности на такой позиции молодых длинноногих блондинок
давно уже не соответствует реальности. В настоящее время вовлеченность
личных помощников в бизнес-процессы такова, что требует
от них серьезных знаний рынка (клиентов, конкурентов, тенденций
рынка), специальной терминологии и т. д.
Поэтому, например, в сфере строительства и производства на позиции
личного помощника зачастую ожидают видеть мужчину. Впрочем,
во многих компаниях на пол кандидатов вообще не обращают внимания:
в требованиях работодателей превалируют профессиональные
качества соискателя. В любом случае озвучивать вслух пожелания,
связанные с полом, возрастом, национальностью и т. п., работодатель
не будет, т. к. это является нарушением действующего законодательства.
Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru
7
Стр.9