Поощряем дальновидность!
Подпишитесь выгодно на 2015 год уже сейчас
СУПЕРВЫГОДНО
Счет действителен
до 1 октября
2014 года
ЗАО «МЦФЭР»
129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20
Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: ap@mcfr.ru
www.proflit.ru
Банковские реквизиты
ИНН 7702019904, КПП 770201001
ОАО «Сбербанк России», г. Москва
Московский банк
Сбербанка России ОАО г. Москва
БИК 044525225
к/с 30101810400000000225
р/с 40702810638180134443
Счет № Ж1407
Предмет счета
Kоличество
комплектов
«
»
Цена,
руб.
Подписка на журнал на 2015 год
«Секретариат в вопросах и ответах», 12 номеров 13360-00
Всего к оплате
Всего к оплате: Три тысячи шестьсот девяносто шесть рублей 00 копе
Генеральный директор
Главный бухгалтер
лей 00 копеек
М.А. Межанский
А.П. Игнатова
2014 г.
Сумма,
руб.
3360-00
НДС 10% 336-00
3696-00
Внимание!
В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» укажите:
название издания и период подписки (по аналогии с предметом счета);
номер счета;
информацию по НДС;
адрес доставки, включая почтовый индекс;
Ф. И. О. контактного лица и телефон с указанием кода города.
Указание адреса и контактных данных позволит обеспечить своевременность доставки.
Копию платежного поручения отправьте по факсу или е-mail в отдел по работе с клиентами.
Служба клиентской поддержки
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17. Факс: 8 (495) 933-52-62. E-mail: ap@mcfr.ru
Подробнее о профессиональных изданиях на www.proflit.ru/officework
Стр.3
ПО СЧЕТУ НА С. 1
• Подписывайтесь
выгодно
• Участвуйте в акциях
ПО ТЕЛЕФОНУ
8 (495) 937-9082
• Обсудите все детали
с менеджером
В ИНТЕРНЕТМАГАЗИНЕ
www.proflit.ru/
officework
•
Быстро и без
лишних слов
В ПОЧТОВОМ
ОТДЕЛЕНИИ
«Роспечать» – 47435
«Почта России» – 79858
«Пресса России» – 88252
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОЧТЕ ap@mcfr.ru
• Подписывайтесь
в любое время
В АЛЬТЕРНАТИВНОМ
АГЕНТСТВЕ
вашего города
• Выбирайте способ
доставки
Подпишитесь на журнал
«Секретариат в вопросах и ответах»
так, как вам удобно
Реклама
Стр.4
СЕКРЕТАРИАТ
в вопросах и ответах
Генеральный директор – Максим Межанский
Главный редактор – Екатерина Богданова
ОБЪЕДИНЕННАЯ РЕДАКЦИЯ:
Директор – Валентин Гирихиди
Руководитель – Анна Шилина
ashilina@mcfr.ru
Главный редактор – Екатерина Губернская
egubernskaya@mcfr.ru
РЕДАКЦИЯ:
Выпускающий редактор – Екатерина Брыкова
Дизайн-концепция – Ольга Сутемьева, Галина Скворцова
Верстка – Юлия Петрушина
Редактор – Юлия Власова
yvlasova@mcfr.ru
АДРЕС РЕДАКЦИИ:
127287, г. Москва, ул. 2-я Хуторская, д. 38А, стр. 17
Тел.: 8 (495) 937-90-80 (многоканальный)
www.sekretariat.ru, www.shop.mcfr.ru
ДЛЯ ПИСЕМ:
129164, г. Москва, а/я 9
document@mcfr.ru, document@sekretariat.ru
ПОДПИСНЫЕ ИНДЕКСЫ:
«Роспечать» – 47435, 47436
«Почта России» – 88252, 88253
«Пресса России» – 79858, 79896
Руководитель – Наталья Кащеева
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5780
nkcom@mcfr.ru
ОТДЕЛ ПРОДВИЖЕНИЯ:
Ведущий менеджер – Елена Романенко
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 5710
eromanenko@mcfr.ru
Руководитель – Наталья Синицина
Тел.: 8 (495) 937-90-80, доб. 2745
nsinitsina@mcfr.ru
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКЛАМЫ:
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ:
Тел.: 8 (495) 937-90-82, 933-63-17
Факс: 8 (495) 933-52-62
E-mail: pressa@mcfr.ru
УЧРЕДИТЕЛЬ И ИЗДАТЕЛЬ: ЗАО «МЦФЭР»
ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ МЦФЭР:
август 2014
№ 8
Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов допускается только с письменного согласия редакции.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-31924 от 15.05.2008.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций.
Цена свободная.
Подписано в печать 22.07.2014. Формат 70 Ч 108 1/16.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
Усл. печ. л. 4,2. Изд. № 6314. Заказ № К-1145.
Дата выхода в свет 11.08.2014
428019, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр-т И. Яковлева, д. 13.
© ЗАО «МЦФЭР», 2014
Юридический адрес: 129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20.
Отпечатано в ОАО «ИПК «Чувашия».
ЗАО «МЦФЭР»
ISSN 2070-7371
08
9 772070 737148
Стр.5
СОДЕРЖАНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
Каким образом оформляется отметка о приложении, когда документ
и приложение связаны содержанием? Как должны поступить работники
канцелярии, если кто-либо из сотрудников предприятия потерял
или случайно уничтожил выданный ему для работы документ? Рекомендации
по совершенствованию работы с деловыми письмами. Как
грамотно составить докладную записку руководителю и обосновать
необходимость создания службы ДОУ? Как максимально быстро довести
приказ руководителя до сведения сотрудников? В группе компаний
несколько юридических лиц (подразделений). В одном из них
необходимо создать приказ, который должен распространяться и на
другие подразделения (юрлица). Как его правильно оформить?
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
Каков срок рассмотрения заявления о приеме на работу? Нужно ли
его регистрировать? Вас предупредили о сокращении штата и увольнении.
В настоящее время у вас есть приглашение на другую работу,
но работодатель настаивает на вашем увольнении по собственному
желанию. Как лучше поступить в данной ситуации: уволиться или
потребовать сокращения?
ПСИХОЛОГИЯ
06
14
Как улучшить восприятие информации, укрепить память и повысить
внимательность? Алгоритм активизации внимания и этапы работы
над собой. Как понять, откуда взялась конфликтная ситуация, и, самое
главное, как дипломатично и с выгодой для себя и компании быстро
ее уладить? Меняем свое поведение. Как стать беспристрастным наблюдателем?
По мере того как вы пробуете новые способы, проверяйте
– работают они или нет!
ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ И ЭТИКЕТ
Как правильно общаться с представителями Японии? Какие правила
этикета нужно соблюдать при взаимодействии с ними? Черты
национального характера японцев. Деловой стиль страны.
Назначение и ведение деловых переговоров. Звания и формы
обращения. Что принято дарить японцам? Каковы особенности
столового этикета в Японии? Желаем вам плодотворного путешествия
и удачных переговоров с японскими коллегами!
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС
Как правильно подготовить конверты для отправки по списку рассылки
в программе MS Word? Выбор документа и выбор получателей.
Настройка конвертов. Как расположить поля на конверте? Редактирование
настроек форматирования текста. Использование команды
Просмотр результатов и завершение слияния
4
19
28
38
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
4
4
4
Стр.6
СОДЕРЖАНИЕ
ИМИДЖ И СТИЛЬ
Как ухаживать за собой в летнее время года? Фотостарение и гиперпигментация.
Излишняя жирность кожи и воспаления. Как справиться
с тяжестью в ногах и отечностью? Способы борьбы с сухими волосами.
Природная косметика: какие рецепты наиболее эффективны
для использования?
САМОКОНТРОЛЬ
Проверьте себя! Разгадайте интересный кроссворд!
43
47
УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!
Для более удобной работы с журналом используются следующие знаки-указатели:
?
Вопрос
№ 8•2014
Внимание
На заметку
Подробнее
Ошибка
Запишите
5
5
5
5
Стр.7
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ
?
Вопрос
К
ак должны поступить работники канцелярии, если ктолибо
из сотрудников предприятия потерял или случайно
уничтожил выданный ему для работы документ?
Документовед, Свердловская обл.
Действия работников канцелярии могут быть следующими:
от работника следует потребовать объяснительную записку (письменное объяснение),
которая вместе с докладной запиской заведующего канцелярией
(сотрудника канцелярии) должна быть представлена руководителю организации.
Если сотрудник отказался дать письменное объяснение, это должно быть
отражено в докладной записке заведующего канцелярией (сотрудника канцелярии).
Руководитель
организации вправе назначить комиссию для расследования
обстоятельств утраты документа. Результаты расследования оформляются актом.
Акт утверждает руководитель, назначивший комиссию.
Вид юридической ответственности (дисциплинарной, административной,
Внимание
гражданско-правовой, уголовной), которую обязано нести лицо, виновное в
утрате документа, зависит от того, содержал ли утраченный документ сведения,
составляющие государственную, служебную, коммерческую или иную
охраняемую законом тайну, и устанавливается в соответствии с действующим
законодательством.
?
Вопрос
Не совсем понятно, что имеет в виду автор вопроса: речь идет о составлении
деловых писем или об организации работы с ними? Если автора вопроса
интересует подготовка делового письма, работа над его текстом, то в этом
очень помогает разработка образцов деловых писем, примеров оформления
деловых писем (сопроводительных, гарантийных, запросов, предложений
6
Задавайте вопросы: document@mcfr.ru, тел.: 8(495)937-9080, доб. 58-20
К
акие вы можете дать рекомендации по совершенствованию
работы с деловыми письмами?
Документовед, г. Нижний Новгород
Стр.8
Делопроизводство и архив
и др.), унифицированных форм (шаблонов) деловых писем для различных
управленческих (деловых) ситуаций, имеющих типовой характер. Такие унифицированные
формы (шаблоны) деловых писем могут включаться в систему
электронного документооборота в виде справочника или использоваться
просто как альбом унифицированных форм (шаблонов) деловых писем, который
может быть размещен на корпоративном портале. Ответственность за
разработку такого альбома унифицированных форм, как и образцов деловых
писем, лежит на службе делопроизводства (службе ДОУ). Альбом унифицированных
форм деловых писем утверждается руководителем организации,
образцы деловых писем могут включаться в инструкцию по делопроизводству
в виде приложений.
Если же автора вопроса интересует организация работы с деловыми письмами
На заметку
(организация документооборота), то здесь лучше всего разрабатывать маршрутно-технологические
схемы, которые позволяют с использованием графических
средств показать алгоритм работы с деловыми письмами, как поступающими,
так и отправляемыми.
Важно в схемах последовательно отразить этапы работы с деловым письмом. Возможно,
потребуется разработать несколько таких схем для различных категорий
деловых писем, например, для деловых писем, рассматриваемых и подписываемых
руководством, для переписки структурных подразделений, если подразделения
организации имеют право вести переписку, и др.
Если автора вопроса интересует систематизация исполненных документов
и организация их хранения, то здесь нужно прежде всего обратить внимание
на номенклатуру дел, в которой должны быть правильно сформулированы заголовки
дел с перепиской и правильно сформированы сами дела. Наиболее
типичная и весьма распространенная ошибка – это формирование дел с перепиской
по принципу «входящие» и «исходящие». По правилам формирования дел
переписка должна включаться в дела с учетом корреспондента и/или вопроса и
срока хранения, поэтому заголовки дел с перепиской должны формулироваться
следующим образом:
• Переписка с управляющей компанией о командировании работников;
• Переписка с Департаментом информатизации Минкомсвязи России о реализации
пилотного проекта «Название»;
• Переписка с организациями-заказчиками об отгрузке продукции;
• Переписка об организации повышения квалификации работников организации
и др.
№ 8•2014
7
Стр.9