Во второй части описано создание плана проекта — как определять состав работ, распределять ресурсы, планировать затраты. <...> Также задаче соответствует некоторый объем трудозатрат (объем работ) и затраты (стоимость). <...> Длительность проекта — промежуток времени от начала самой первой задачи до окончания самой последней с учетом зависимостей между задачами. <...> Настройка программы Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Сервис > Параметры. <...> На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу программы параметры. <...> Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалоговом окне начальные данные о проекте. <...> Слева по вертикали располагается панель представлений, в центре — окно с выбранным представлением (диаграмма Ганта) 6 1.4. <...> Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, диаграмма Ганта), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Лист ресурсов). <...> Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню Вид > Таблица. <...> После этого открывается диалоговое окно определения свойств колонки (рис. <...> Диалоговое окно определения свойств добавляемой в таблицу колонки 8 Поле «Имя поля» представляет собой раскрывающийся список полей, которые можно добавить в таблицу (поля из «внутренней» таблицы того же типа, что и настраиваемая). <...> При установленном флажке «Сохранить структуру» будут сортироваться суммарные задачи, а уже внутри них — отдельные (иначе будут сортироваться все задачи проекта вместе). <...> Структурная фильтрация осуществляется с помощью команды меню Проект > Структура > Показать (рис. <...> Для отображения всех фаз и задач плана проекта служит команда меню «Все подзадачи». <...> Для ввода таких расширенных критериев служит диалоговое окно настройки автофильтра, вызываемое с помощью пункта «Условие» в раскрывающемся списке <...>
Управление_проектами_с_использованием_Microsoft_Project.pdf
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
MICROSOFT PROJECT
Учебное пособие для вузов
Составитель
С.Ю. Балашева
Воронеж
Издательский дом ВГУ
2014
1
Стр.1
ВВЕДЕНИЕ
Microsoft Project является приложением Microsoft Office. Одно из его
ключевых отличий от других приложений — узкая область применения: эта
программа предназначена исключительно для управления проектами. С MS
Project невозможно работать без знания теории управления проектами и
особенностей этой программы.
Первая часть данного пособия посвящена знакомству с интерфейсом
и инструментальными возможностями программы, принципами работы с
таблицами, диаграммами.
Во второй части описано создание плана проекта — как определять
состав работ, распределять ресурсы, планировать затраты.
Третья часть посвящена ведению проекта — как контролировать выполнение
плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу
работ.
Основные термины
Проект состоит из задач, т. е. областей (элементов) деятельности, направленных
на достижение определенного результата. Для выполнения задачи
на нее выделяются ресурсы — материальные и трудовые. Выделение
ресурса для задачи называется назначением.
Задачи могут быть объединены в группы (этапы). Задача, объединяющая
другие задачи, называется суммарной. Задача, которая приводит к
достижению важного результата или завершает этап, называется вехой.
Задача имеет длительность — время, необходимое на ее выполнение.
Также задаче соответствует некоторый объем трудозатрат (объем работ) и
затраты (стоимость).
Задачи связаны зависимостями, определяющими порядок выполнения
задач относительно друг друга. Длительность проекта — промежуток
времени от начала самой первой задачи до окончания самой последней с
учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности
задачи увеличивается длительность проекта, то такая задача называется
критической.
3
Стр.3
1.3. Рабочая область MS Project
Рабочая область MS Project состоит из панели представлений и собственно
представлений проектных данных. Показать/скрыть панель представлений
можно с использованием пункта меню Вид > Панель представлений.
Она отображается вертикально в левой части рабочей области. Чтобы понять,
где кончается панель представлений и начинается представление проекта,
нужно немного уменьшить окно открытого проекта (рис. 3).
Панель представлений содержит значки с названиями представлений,
щелкая по которым, можно быстро переключаться с одного представления
на другое. Представление, иногда называемое также видом, — это способ
отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который
может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Дело в том, что файл
проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно
невозможно. В представлении на экране отображается ограниченный
набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и
редактирование. Представление имеет гибкую структуру и может состоять
как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.
Рис. 3. Слева по вертикали располагается панель представлений,
в центре — окно с выбранным представлением (диаграмма Ганта)
6
Стр.6
1.4. Типы таблиц MS Project
В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из
которых содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта,
т. е. задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях.
Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство
из которых созданы «про запас» и обычно не используются.
Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные
срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности
тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам
и т. п. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами
только необходимую информацию.
Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними»
таблицами. Здесь заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных
для работы с небольшим объемом проектной информации. Каждая из этих
таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного
файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат
информацию либо о задачах, либо о ресурсах. В дальнейшем под таблицами
мы будем подразумевать именно эти «внешние» таблицы.
Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления,
в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, диаграмма
Ганта), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Лист ресурсов).
Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню
Вид > Таблица. В появляющемся списке перечислены наиболее часто
используемые таблицы для текущего представления (рис. 4).
Рис. 4. Выбираем новую таблицу для отображения в диаграмме Ганта
7
Стр.7
Если же этот список не содержит нужной таблицы, то ее можно найти,
щелкнув на расположенном внизу списка пункте «Другие таблицы»
(рис. 5).
Рис. 5. Окно выбора таблицы из полного списка для отображения
в текущем представлении
1.5. Добавление, удаление и форматирование колонок
Таблицы, входящие в комплект поставки MS Project, являются удобным
средством для быстрого получения нужной информации. Тем не менее
набор столбцов, по умолчанию включенных в таблицы, не всегда может
подходить к вашим задачам. В таком случае его можно изменить.
Добавить столбец в таблицу можно двумя путями: с помощью команды
Вставка > Столбец основного меню или команды «Вставить столбец»
контекстного меню. Чтобы эта команда появилась в контекстном меню, необходимо
предварительно выделить одну из колонок таблицы, щелкнув по
ее заголовку. После этого открывается диалоговое окно определения
свойств колонки (рис. 6).
Рис. 6. Диалоговое окно определения свойств добавляемой
в таблицу колонки
8
Стр.8