МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
В.А. Алленова
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Учебно-методический комплекс для вузов
Издательско-полиграфический центр
Воронежского государственного университета
2012
Стр.1
Введение
Документированная информация составляет основу управления, эффективность
которого в значительной степени базируется на производстве
и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, придающих
ей организационную форму и перемещающих ее во времени и пространстве.
В
постиндустриальном обществе все большее значение приобретают
компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего
законодательства и других правовых норм оперативность фиксации,
сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально
новые способы организации информации и доступа к ней обуславливают
актуальность профессии «документовед».
Специальность «Документоведение и документационное обеспечение
управления» утверждена приказом Министерства образования Российской
Федерации от 02.03.2000 № 686. Квалификация, которую получают выпускники,
– документовед. Документовед должен быть подготовлен к профессиональной
работе в государственных органах федерального уровня,
субъектов Российской Федерации, муниципального уровня, в государственных,
общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях,
фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения
управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе
руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретаремреферентом
руководителя организации. Документовед должен иметь знания,
практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации
документационного обслуживания учреждения (или структурного
подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой
формы собственности.
Курс «Документоведение» предназначен для студентов, обучающихся
по направлению подготовки 034700.62 «Документоведение и архивоведение».
Особое место данного курса в профессиональной подготовке обусловлено
тем, что он входит в цикл общепрофессиональных дисциплин. Знания
и навыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, необходимы
для изучения курсов документоведческого цикла «Организация и
технология документационного обеспечения управления», «Информационное
обеспечение управления», «Организационное проектирование» и др.
Изучение данного курса связано с такими дисциплинами, как «Современная
организация государственных учреждений России», «Технические
средства управления», «Вычислительная техника и программирование»,
«Архивоведение». Курс «Документоведение», изучающий правовую базу
документирования, также связан с дисциплинами: гражданское, трудовое,
информационное, административное, архивное право.
3
Стр.3
Методические рекомендации
Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является
закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического
материала по дисциплине «Документоведение». Методические рекомендации
призваны обеспечить эффективность самостоятельной работы студентов
с литературой, на основе рациональной организации ее изучения,
облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении
изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность
отработать навыки составления и оформления различных видов документов
как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.
Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных
и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями.
Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим
приобретения практических навыков в работе с документами.
Перед подготовкой к занятию студенты должны ознакомиться с планом
практического занятия, а также с учебной программой по данной теме,
что поможет студенту сориентироваться при проработке вопроса и правильно
составить план ответа. Следующий этап – изучение конспекта лекций,
разделов учебников, ознакомление с дополнительной литературой, рекомендованной
к занятию. Студенты должны готовить краткий конспект
ответов на все вопросы, знать определения основных категорий.
Основные проблемы курса раскрываются в лекциях. Закрепление теоретических
знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной
работы, приобретение практических навыков работы с документами осуществляется
на практических занятиях.
Список источников и литературы, необходимой и достаточной для
подготовки к экзамену и выполнения курсовой работы, поможет сориентироваться
студенту в ходе самостоятельной подготовки. Форма отчетности о
результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в практических
занятиях, защита курсовой работы.
1. Цель курса. Целью настоящего курса является углубленное изучение
документа как сложной информационной системы, а также систем документации
в их историческом развитии, теоретических и практических проблем
создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой
формы, способов документирования.
В ходе достижения цели решаются следующие задачи:
– изучить теоретические основы документационных процессов в обществе;
–
показать взаимосвязь информации и документа;
– проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие
способов документирования и материалов для фиксации информации;
6
Стр.6
– проанализировать процесс складывания и развития формуляра документа;
–
проанализировать процесс формирования и развития систем документации;
–
выявить и показать тенденции унификации и стандартизации отдельных
форм документов и систем документации в целом;
– ознакомить с современными требованиями к документам;
– привить навыки анализа документа;
– привить навыки проектирования унифицированных форм документов,
систем документации и информационно-документационной системы
учреждения в целом;
– изучить основные способы создания документов;
– сформировать информационную культуру специалистов-документоведов.
Курс
документоведения является общепрофессиональной дисциплиной
учебного плана, поэтому ставит своей задачей изучение современных проблем
документирования информации, направлений совершенствования документационного
обеспечения.
2. Требования к знаниям и умениям в соответствии с квалификационной
характеристикой выпускника.
В результате изучения курса студент должен знать:
– общепрофессиональные, теоретические и методические основы документоведения;
–
документоведческую терминологию;
– нормативно-методические материалы по документированию управленческой
деятельности;
– способы и средства документирования;
– закономерности развития документа и систем документации;
– структуру документа;
– реквизиты и современный формуляр документа;
– характеристику и состав унифицированных систем документации;
– стандарты на унифицированные системы документации;
– типовой состав систем документации учреждений любой организационно-правовой
формы;
– правила составления и оформления документов;
– критерии и принципы определения научно-исторической и практической
ценности документов;
– порядок организации документов в комплексы;
– современные способы создания документов.
Студент должен уметь:
– составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями
Государственной системы документационного обеспечения управления, с
применением компьютерной техники;
7
Стр.7
– унифицировать и проектировать формы документов;
– составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости
от назначения содержания и вида документа;
– унифицировать тексты документов;
– оформлять документы в соответствии с требованиями государственных
стандартов;
– внедрять унифицированные формы документов;
– определять историческую и практическую ценность документов;
– применять государственные и международные стандарты на документацию
в профессиональной деятельности;
– составлять номенклатуру дел организации.
3. Основные виды занятий и особенности их проведения.
Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение практических
занятий, выполнение курсовых работ. Содержание лекционного курса
отражает основополагающие вопросы и проблемы документоведения, современные
научные концепции, понятия, идеи. Лекции раскрывают основные
проблемы по каждой теме курса «Документоведение». Методика преподавания
дисциплины строится на сочетании лекционных и практических
занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические
занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических
навыков в работе с документами, закрепления теоретических знаний,
полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над
учебным материалом. При подготовке к практическим занятиям студентам
необходимо тщательно изучить рекомендованную литературу, отдельные
источники законспектировать, подготовить краткий конспект устного ответа.
Освоение курса предполагает также написание курсовой работы.
4. Виды контроля знаний студентов и их отчетности
Формами контроля усвоения студентами учебного материала являются
контрольные работы, экзамены во 2, 3, 4 семестрах, курсовая работа. Их
цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки
применения полученных знаний в решении практических задач. Текущий
контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во
время практического занятия. Формы – устный опрос, письменное тестирование.
Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного
объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное
тестирование.
Изучение курса студентами завершается экзаменом в каждом полугодии.
Обязательным условием допуска студента к экзамену является выполнение
курсовой работы. Важным фактором при ответе является умение экзаменуемого
оперировать ссылками на законодательные акты и нормативные,
инструктивные, методические документы. При оценке знаний студента
на экзамене по дисциплине «Документоведение» преподаватель руково8
Стр.8