Елена Викторовна Слукина
67
Елена Викторовна Слукина
ОПЫТ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ СМК
НБ СИБГТУ
Построение СМК библиотеки вуза предполагает обязательное
моделирование ее деятельности к а к целостной системы - с одной
стороны, и как подсистемы вуза - с другой. <...> Исследование би
блиотеки как целостной системы было характерно прежде для
библиотековедов - теоретиков. <...> Для специалистов - практиков
библиотеки это совершенно новый подход, новый взгляд на би
блиотеку, позволяющий увидеть и проанализировать все внутрен
ние и внешние связи, определить и классифицировать процессы
библиотеки. <...> В свою очередь использование процессного подхо
да служит инструментом совершенствования технологической
базы деятельности библиотеки и позволяет более эффективно и
грамотно внедрять автоматизированные технологии. <...> Понимание
•ути процессного подхода разработчиками системы менеджмента
качества организации - залог успешного моделирования эффек
тивной структурной модели библиотеки как целостной системы. <...> Процессный подход к производству - четвертый принцип Меж
дународного стандарта менеджмента качества ИСО 9001:2000 декларирует, что желаемый результат в производстве, в том
числе услуг библиотеки, достигается наиболее эффективным спо
собом, когда всеми видами деятельности и необходимыми для
нее ресурсами управляют как процессами. <...> Также существует еще определение процесса, приведенное
Левшиной В.В., руководителя управления обеспечения качеством
СибГТУ, в монографии «Формирование системы менеджмента
качества в вузе», дополняющее выше приведенное и помогающее
аонять суть процессного подхода. <...> Процесс — последовательность
исполнения функций (работ, операций), направленных на созда
ние результата, имеющего ценность для потребителя. <...> 68
Данная формулировка позволяет отметить важнейшие состав
ляющие процесса:
- «последовательность исполнения функций» - указывает на
то, что надо выстроить порядок, регламент <...>
Опыт_моделирования_бизнес-процессов_СМК_НБ_СибГТУ.pdf
Елена Викторовна Слукина
67
Елена Викторовна Слукина
ОПЫТ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ СМК
НБ СИБГТУ
Построение СМК библиотеки вуза предполагает обязательное
моделирование ее деятельности как целостной системы - с одной
стороны, и как подсистемы вуза - с другой. Исследование библиотеки
как целостной системы было характерно прежде для
библиотековедов - теоретиков. Для специалистов - практиков
библиотеки это совершенно новый подход, новый взгляд на библиотеку,
позволяющий увидеть и проанализировать все внутренние
и внешние связи, определить и классифицировать процессы
библиотеки. В свою очередь использование процессного подхода
служит инструментом совершенствования технологической
базы деятельности библиотеки и позволяет более эффективно и
грамотно внедрять автоматизированные технологии. Понимание
•ути процессного подхода разработчиками системы менеджмента
качества организации - залог успешного моделирования эффективной
структурной модели библиотеки как целостной системы.
Процессный подход к производству - четвертый принцип Международного
стандарта менеджмента качества ИСО 9001:2000 -
декларирует, что желаемый результат в производстве, в том
числе услуг библиотеки, достигается наиболее эффективным способом,
когда всеми видами деятельности и необходимыми для
нее ресурсами управляют как процессами.
Согласно ГОСТ Р ИСО 90002001 Процесс - это совокупность
взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности,
преобразующая входы в выходы, т.е. любая работа, получающая
входные воздействия и преобразующая их в выходные результаты,
рассматривается как процесс.
Также существует еще определение процесса, приведенное
Левшиной В.В., руководителя управления обеспечения качеством
СибГТУ, в монографии «Формирование системы менеджмента
качества в вузе», дополняющее выше приведенное и помогающее
аонять суть процессного подхода. Процесс — последовательность
исполнения функций (работ, операций), направленных на создание
результата, имеющего ценность для потребителя.
Стр.1
68
Данная формулировка позволяет отметить важнейшие составляющие
процесса:
- «последовательность исполнения функций» - указывает на
то, что надо выстроить порядок, регламент, алгоритм выполнения
работ, т.е. позволяет проанализировать как выстраивается
порядок выполнения процессов в конкретной организации - системно
или стихийно;
- «направленных на создание результата» - подчеркиваете,;
предназначение процесса. Процесс обязательно должен заканчиваться
результатом. Если же процесс не имеет результата, тс
возникает сомнение в необходимости данного процесса. Основное
требование к процессу - он должен приводить к результату, не
обходимому организации и удовлетворяющее требования клиентов;
-
«результата, имеющего ценность для потребителя»
фор
мирует ориентированность на клиента как у сотрудников, та и
у организации в целом. Это означает, что ценность проделанное
работы, оказанной услуги определяет не исполнитель, а потребитель
процесса, независимо от того - внешний (читатель, пользователь)
или внутренний (соседний отдел).
Сущность процессного подхода помогут понять следующей позиции
СМК:
- причины недостаточно успешной работы организации кроются
не в людях, а в системе процессов. Лишь в 2% случаев в проблемах
организации виноваты ее сотрудники, а в остальных же
98% причину надо искать в том, как организованна их работа;
- любая деятельность может рассматриваться как технологический
процесс и потому может быть улучшена
- качество - результат оптимизации процессов деятельности, а
не контроля качества конечной продукции или услуги;
функционирование любой организации это сеть взаимосвязанных
и взаимодействующих процессов.
Преимущества процессного подхода в возможности постоянного
управления, прослеживаемости взаимосвязи и взаимодействия
отдельных процессов в пределах системы, которой является
библиотека как организация.
Разработка СМК научной библиотеки СибГТУ ведется в рамках
общего направления деятельности университета по созданию
Стр.2
Елена Викторовна Слукина
69
и внедрению системы менеджмента качества. Новая версия стандартов
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 не содержит каких-либо жестких
указаний по процедуре разработки системы СМК и ее документированию.
Разработчикам предоставляется право самим выбрать
путь создания СМК. Но, отправной точкой этой работы является
определение сети процессов, необходимых для СМК, а также их
последовательности и взаимодействия. Каждый процесс предназначен
для получения какого-либо результата, который используется
далее для получения следующего результата на дальнейших
этапах, т.е. является входом в следующий процесс.
При построении СМК нашей библиотеки был освоен процессный
подход, т.е. библиотека представлена как система, состоящая
из сети взаимосвязанных и взаимодействующих процессов.
Для этого была проделана следующая работа:
- выявлена полная система процессов;
- определены последовательность, взаимосвязи и взаимодействия
процессов в этой системе
- с позиций стратегической важности определены основные
(базовые) процессы;
- назначены владельцы основных процессов;
- описаны процессы, установлены цели и индикаторы эффективности
процессов.
При выявлении полного перечня процессов, выполняемых
библиотекой, нами использован перечень работ, приведенный в
«Межотраслевых нормах времени на работы, выполняемые в библиотеках»
(приводится 24 укрупненных процесса) и собственный
опыт работы. После отсеивания повторяющихся, однотипных
процессов, имеющих место в разных отделах, выявлено и
идентифицировано более 40 отличных процессов.
Идентификация процесса - присвоение процессу идентификатора,
который позволяет отличить данный процесс от других
процессов в организации. Для идентификации процессов каждому
процессу нами присвоено уникальное название. Например:
комплектование документов и сериальных изданий; учет, первичная
каталогизация документов и др.
Дальнейшим этапом стало определение последовательности,
взаимосвязи и взаимодействия выявленных процессов. Ключевым
аспектом процессного подхода является описание процессов
Стр.3